Änderungen in der Version 1.7.4

Folgende Änderungen sind Bestandteil der PDF-Mapper Version 1.7.4:

  • Erweiterung Funktionsbaustein „Teiltext“ um Leerzeichen belassen/glätten.
  • Neue Funktionsbausteine (Einfache XSLT-Code-Vorlage, Text normalisieren).
  • Anzeige der manuell erstellten XSLT-Templates in der Funktionsansicht.
  • Erweiterung der Dokumentation: Internationalisierung Handbuch, Funktionsbausteine.

Wie stelle ich sicher, dass fehlende Lieferantenartikelnummern validiert werden?

In der Regel ist die Lieferantenartikelnummer ein Mussfeld für den Import in das ERP-System. Manchmal werden aber in der PDF-Bestellung keine Lieferantenartikelnummern übermittelt. Dies bedeutet aber, dass in der ausgelesenen XML-Struktur die Elemente SUPPLIER_AID oder sogar ARTICLE_ID fehlen.

Für die Validierung müssen aber diese Elemente in der Struktur vorhanden sein. Hierzu werden im „blauen“ Prozess 1 zwei XSLT-Templates wie folgt angelegt:

<xsl:template match="ORDERS_ITEM">
  <xsl:copy>
    <xsl:apply-templates select="@*|node()" />
    <!-- Prüfen, ob ARTICLE_ID vorhanden ist. Wenn nicht, dann ARTICLE_ID/SUPPLIER_AID leer anlegen -->
    <xsl:if test="not(ARTICLE_ID)">
      <ARTICLE_ID>
        <SUPPLIER_AID></SUPPLIER_AID>
      </ARTICLE_ID>
    </xsl:if>
  </xsl:copy>
</xsl:template>

<xsl:template match="ARTICLE_ID">
  <xsl:copy>
    <xsl:apply-templates select="@*|node()" />
    <!-- Prüfen, ob SUPPLIER_AID vorhanden ist. Wenn nicht, dann leer anlegen -->
    <xsl:if test="not(SUPPLIER_AID)">
      <SUPPLIER_AID></SUPPLIER_AID>
    </xsl:if>
  </xsl:copy>
</xsl:template>
  • In der Validierung wird eine Regel auf SUPPLIER_AID als Mussfeld z.B. mit Länge != 0 hinterlegt.

PDF-Mapper – Daten-Extraktion aus PDF-, Fax-, Brief-Belegen – unterstützt mit Digitalisierungsprämie.

Belegeinlesen automatisch – schneller als Abtippen, besser als Scanning mit OCR.

Einführung in Deutschland politisch unterstützt mit Digitalisierungsprämie.

Denn: Digitalisierungsprojekte im Mittelstand werden jetzt aktiv gefördert mit bis zu 50 %.

Ein Beispiel ist die Daten-Extraktion aus PDF-Belegen mit dem PDF-Mapper. Normalerweise kostet das Eintippen von beispielsweise einer Bestellung 3 € an Prozeßkosten. Das sind allein bei nur 500 Bestellungen pro Jahr 1.500 € an Kosten, die eingespart werden können, bei Lizenzkosten für eine Single-Lizenz von 849 € jährlich. Bei viel mehr Belegen natürlich entsprechend mehr Einsparung.

Diese Prozeßkosten lassen sich mit dem PDF-Mapper vermeiden. Und das geht so:

  • Belegfelder markieren

Intuitive Markierung der Datenfelder eines Belegs per Drag & Drop einfach mit der Maus. Keine Programmierkenntnisse nötig.

  • Informationen zuordnen

Verknüpfung („Mappen“) der Daten aus dem Beleg schrittweise – Feld für Feld – zu einer maschinenlesbaren Dateistruktur (SAP-Idoc, XML, EDIFACT, CSV, etc). Das Mappen muss für jedes Beleg-Layout nur einmal erfolgen.

Automatisierter Import

Mit der einmalig erstellt Mapping-Konfiguration wird jeder Folgebeleg mit diesem Layout automatisch und fehlerfrei in die Warenwirtschaft oder das ERP übernommen.  3 € pro Beleg erspart.

Kunden in Deutschland haben bei der PDF-Mapper-Einführung zur Verbesserung ihrer IT-Prozesse von der Digitalisierungsprämie profitiert. Dabei wurde knapp die Hälfte der Einführungskosten vom Land übernommen.

Profitieren auch Sie von den möglichen Einsparungen einer PDF-Mapper-Einführung und nutzen hierbei die Digitalisierungsprämie!

Mit der Digitalisierungsprämie werden konkrete Projekte zur Einführung neuer digitaler Lösungen sowie zur Verbesserung der IT-Sicherheit in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) gefördert

Wer wird gefördert?

Die Digitalisierungsprämie hat zum Ziel, KMU aller Branchen mit bis zu 100 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bei der digitalen Transformation zu unterstützen.

Was wird gefördert?

Gefördert werden konkrete Projekte zur Umsetzung neuer digitaler Lösungen in Produktion und Verfahren, bei Produkten und Dienstleistungen sowie in Strategie und Organisation, z.B. die Einführung einer umfassenden Digitalisierungsstrategie.

Voraussetzung für eine Förderung ist unter anderem, dass das eingereichte Projekt noch nicht gestartet ist.

Projekt geplant? Informieren Sie sich hier zu möglichen Förderprogrammen!

PDF-Mapper – Tutorial-Serie

Diese Übersicht zeigt die verfügbaren Video-Tutorials zum PDF-Mapper.

1. Installation

Windows

11 – Windows-Installer herunterladen
12 – Installation unter Windows
19 – Deinstallation unter Windows

Linux

11 – Linux-Installer herunterladen
12 – Installation unter Linux
19 – Deinstallation unter Linux

2. Verwendung

20 – Applikationseinstellungen vornehmen, Lizenz beantragen, Lizenz installieren

Änderungen in der Version 1.7.3

Folgende Änderungen sind Bestandteil der PDF-Mapper Version 1.7.3:

  • Verbesserung in den Ansichten für Bereichs- und Feldzuordnung: Alle zugeordneten Bereichs-, Feld- und Anker-Kenner werden nun beim Überfahren mit dem Cursor untereinander angezeigt. Dies verbessert die Bearbeitungsmöglichkeit und Übersicht.
  • Erweiterung Funktionsbaustein „Datum zu ISO-Format umwandeln“ um 2 weitere Eingabeformate.
  • Erweiterung Zuordnungsregel -S: für Felder: -S:+gl{m}, -S:-gl{m}, -S:+gr{m}, -S:-gr{m} mit Vorab-Gruppierung zu Zeilen.
  • Validierungsregeln können nun zusätzlich mit einem Beschreibungstext versehen werden, der auch bei der Fehlerbehebung in der Ansicht für die Belegkorrektur angezeigt wird.
  • Die Listen für Partner und Belegkorrektur können mit dem Download-Button rechts unten als csv-Liste zur Weiterverarbeitung in Microsoft Excel oder LibreOffice Calc exportiert werden.
  • Erweiterung der Mailverarbeitung: PDF-Anhänge können jetzt auch aus komplexen HTML-E-Mails mit mehreren Anhängen (z.B. Signaturen) über die Konfigurationseinstellung „Mailverarbeitung erweitert“ ausgelesen und verarbeitet werden. Dies kann z.B. für Mails von Exchange-Mailservern nötig sein.

Weitergehende Informationen finden Sie in Ihrer PDF-Mapper-Benutzeroberfläche im Bereich Hilfe (i) – Handbuch.

Wie kontrolliere ich die MD5-Prüfsumme von meinem Download?

Bei unseren Downloads sind für zip- und tar.gz-Archive MD5-Prüfsummen angegeben. Diese erlaubt die leichte Überprüfung Ihres Downloads auf Korrektheit

Windows

  1. Öffnen Sie ein cmd-Fenster.
  2. Dort geben Sie CertUtil -hashfile {Pfad\zum\Archiv}.zip MD5 an. Sie erhalten dann die MD5-Prüfsumme für die Datei {Pfad\zum\Archiv}.zip ausgegeben. Die Prüfsumme muss mit der auf der Webseite angegebenen Prüfsumme übereinstimmen.

Beispiel: CertUtil -hashfile installer-pdfmapper-v1.zip MD5 liefert die Ausgabe:
MD5-Hash von installer-pdfmapper-v1.zip:
c9e77210d0ca7edc1095c5dac91bb6e4
CertUtil: -hashfile-Befehl wurde erfolgreich ausgeführt.

Linux

  1. Öffnen Sie ein Terminal.
  2. Geben Sie md5sum {Pfad/zum/tar/Archiv}.tar.gz an. Sie erhalten dann die MD5-Prüfsumme für die Datei {Pfad/zum/tar/Archiv}.tar.gz ausgegeben. Die Prüfsumme muss mit der auf der Webseite angegebenen Prüfsumme übereinstimmen.

Beispiel: md5sum installer-pdfmapper-linux-v1.2.tar.gz liefert die Ausgabe:
5c32f761c2649115f3ae176ae81465fb installer-pdfmapper-linux-v1.2.tar.gz

Die Belegkorrektur zeigt manche Belege nicht für die Bearbeitung an – was muss ich tun?

Wenn die Validierung mit Belegkorrektur im PDF-Mapper aktiviert ist, werden manchmal Belege nicht zur Bearbeitung angezeigt.

Dies trifft insbesondere für große, mehrseitige PDF-Dokumente zu.
Im Logfile taucht java.lang.OutOfMemoryError: Java heap space auf. Dem PDF-Mapper ist dann nicht genügend Speicher zugewiesen, um grosse Dokumente aufzubereiten.

Das müssen Sie tun: Dem PDF-Mapper mehr Speicher zuweisen.

Gehen Sie hierzu in das PDF-Mapper-Installationsverzeichnis und dort in das Verzeichnis config.
Hier öffnen Sie die Datei executor.properties mit einem reinen Texteditor (notepad.exe o.ä. – kein Wordpad oder Word!).


1. Ersetzen Sie die Angabe
executor.command=java -Xmx384M -jar lib/netx.jar …
durch
executor.command=java -Xmx2048M -jar lib/netx.jar …

2. Prüfen Sie, dass Sie auch 2GB Arbeitsspeicher im Betriebssystem zur Verfügung haben. Alternativ können Sie auch andere Werte, wie z.B. 512M für 512 MByte oder 1024M für 1GB Arbeitsspeicher verwenden.

3. Den PDF-Mapper stoppen und wieder starten.
Im executor-log müsste dann eine Zeile mit
… Starting: java -Xmx2048M -jar lib/netx.jar …
erscheinen.

Wie validiere ich, daß EAN oder Lieferantenartikelnummer angegeben sind?

Da entweder EAN oder Lieferantenartikelnummer vorkommen können, führt man im „blauen“ Prozess 1 das Feld AID ein, um abprüfen zu können, dass eine der beiden Nummern da ist.

Hierzu wird im „blauen“ Prozess 1 ein XSLT-Template wie folgt angelegt:

<!-- AID fuer Check, ob SUPPLIER_AID oder EAN vorhanden -->
  <xsl:template match="ORDERS_ITEM/ARTICLE_ID">
    <xsl:copy>
      <AID>
        <xsl:value-of select="SUPPLIER_AID" />
        <xsl:value-of select="INTERNATIONAL_AID" />
      </AID>
      <xsl:apply-templates />
    </xsl:copy>
  </xsl:template>
  • In der Validierung wird eine Regel auf AID als Mussfeld mit Länge != 0 hinterlegt.
  • EAN und Lieferantenartikelnummer sind dann jeweils als Kann-Feld mit eigener Validierung angegeben.

Kann der PDF-Mapper in Belegen auf gültige Artikelnummern validieren?

Erstellen Sie eine Artikelliste als XML-Liste in der Form

<?xml version="1.0"?>
<itemlist>
 <item>0622896</item>
 <item>0680814</item>
 <item>0696261</item>
 <item>0696262</item>
 <!-- ... -->
</itemlist>

Jedes <item>...</item> enthält dabei eine gültige Artikelnummer.

Die Liste kann z.B. wöchentlich aus dem ERP exportiert werden. Oder Sie erstellen die Liste einfach in Excel und speichern Sie entsprechend.

Wenn Sie diese Daten im Dateisystem des PDF-Mappers speichern, z.B. in C:\data\article\list.xml, dann kann diese Liste in den PDF-Mapper-Validierungen als Liste gültiger Artikelnummern konfiguriert werden:

Hinweis: Der PDF-Mapper muss nicht neu gestartet werden, wenn im Betrieb die externe Liste geändert wurde.

Wie würde eine Lösung zur Erkennung von Papier- (Scan) bzw. Fax-Bestellungen aussehen?

Wenn Sie nicht um die Verarbeitung von Fax- und Papierbestellungen herumkommen, müssen Sie folgenden Prozess vor der Übergabe an den PDF-Mapper vorsehen:

1a) Papierbestellungen müssen mit einem sehr guten Scanner erfasst werden, wichtig ist eine PDF-Datei pro Bestellung. Die Scans sollten nicht schräg eingezogen werden. Die erhaltenen PDF-Dokumente übergeben Sie an Schritt 2.

1b) Fax-PDF-Bestellungen übergeben Sie direkt an Schritt 2.

2) Mit OCR eine auslesbare PDF-Bestellung erzeugen.
Dazu müssen Sie sich zusätzlich eine entsprechende OCR-Software, z.B. Abbyy Finereader, beschaffen. Die zu erkennenden Fax-PDFs oder Papier-Scan-PDFs übergeben Sie dabei der OCR-Software – typischerweise in ein Eingangsverzeichnis („Hot Folder“). Diese übernimmt die Erkennung und schreibt die auslesbaren PDFs in einen Ausgabeordner, der dann mit dem Eingangsverzeichnis des PDF-Mappers übereinstimmen muss.

Der PDF-Mapper übernimmt dann bei vorhandener Layoutkonfiguration das weitere Auslesen wie bei PDF-Bestellungen, die direkt per E-Mail gesendet wurden.

Bitte beachten Sie, dass die Ergebnisse auf Basis von OCR-PDF-Dokumenten nicht 100%ig sind wie beim Auslesen von maschinell erzeugten PDF-Dokumenten.

Weitere Informationen zu beiden Möglichkeiten finden Sie hier bei den Vorteilen des PDF-Mappers gegenüber OCR.