Einführung
Viele ERP-Importschnittstellen benötigen für die beteiligten Partneradressen eine eindeutige Kennung wie z.B. die GLN oder die ERP-Partnernummer/-Kreditornummer/-Debitornummer. Auf PDF-Dokumenten sind diese Angaben i.d.R. nicht vorhanden und müssen daher ergänzt werden.
Ermittlung von Partnernummern aus Adressdaten
Über das PDF-Mapper-PlugIn Partnerdatenabgleich können Partnerstammdaten periodisch zum Abgleich bereitgestellt werden. Sie werden dabei aufbereitet und dem PDF-Mapper in Form einer Partnerliste (partnerlist.xml) zur Ergänzung der PDF-Daten bereitgestellt.
Die Bereitstellung der benötigten Partnerstammdaten als Partnerliste erfolgt entweder über einen (periodischen) Export aus dem ERP-System (CSV- oder XML-Format) oder eine Erfassung in einem Tabellendokument im OpenDocument-Format .ods. Eine entsprechende Tabellendokument-Vorlage steht zur Verfügung und kann z.B. mit Microsoft Excel oder LibreOffice Calc bearbeitet werden.
Ein CSV-Export benötigt noch eine (ggf. individuelle) Aufbereitung zum XML-Format der Partnerliste (partnerlist.xml), der kostenlose Excel-To-XML-Konverter hat diese Aufbereitung bereits integriert. Wenn das ERP-System die Daten direkt im benötigten XML-Format exportieren kann, sind keine zusätzlichen Anpassungen nötig.
Die folgende Grafik verdeutlicht nochmals den Ablauf.
Die vollständigen Partnerdaten incl. Partnernummern können dem PDF-Mapper auf zwei Arten bereitgestellt werden:
1. Sie erstellen ein Tabellendokument gemäss bereitgestellter Vorlage mit Microsoft Excel oder LibreOffice Calc und bereiten mit Hilfe des kostenlosen Exec-To-XML-Konverters die Partnerliste partnerlist.xml auf. Das Tabellendokument muss aber immer als .ods-Datei gespeichert werden, damit es im Excel-To-XML-Konverter verwendet werden. Das Tabellendokument müssen Sie dann regelmässig aktualisieren. Dies wird oft für die erste Projektphase gewählt.
2. Sie richten einen (reglmässigen) CSV-Export aus dem ERP-System ein und übergeben die Daten an das PlugIn zur Aufbereitung der CSV-Partnerdaten zur Partnerliste partnerlist.xml.
3. Über das Prozess-PlugIn Partnerdaten kann der PDF-Mapper die Partnerdaten aus den PDF-Dokumenten auf Basis der Partnerliste partnerlist.xml ergänzen und als angereicherte Inhousedaten für das ERP-System bereitstellen.
Der Einsatz des PlugIns stellt sicher, dass nur Inhousedaten mit gültigen Partnerdaten vom ERP-System geladen werden.
Partnerliste: Felder für CSV-Export aus dem ERP / Excel-To-XML-Konverter
Das Standard-Plugin benötigt folgende Angaben im Datenexport bzw. im Tabellendokument. Die Reihenfolge der Felder ist nicht relevant, Kann-Felder können je nach Anwendungsfall leer bleiben.
| XML-Element | Name | Muss/Kann | Bemerkung | Vergleich zu Elementen im PDF-Mapper-Neutralformat |
|---|---|---|---|---|
| PARTNER_ID | Partnernummer im PDF-Mapper, z.B. 1002 | K | Mussangabe bei partnerspezifischer Ermittlung der Partnernummer | //PARTIES/*[1]/PARTY/BTID |
| GLN | Partner-Nr. ERP / GLN | M | Zu ergänzende GLN oder ERP-Partnernummer, Kreditornummer, Debitornummer, … | PARTY/GLN |
| NAME1 | Name 1 | M | Firmenname | PARTY/NAME1 |
| NAME2 | Name 2 | K | Adresszeile 2 | PARTY/NAME2 |
| NAME3 | Name 3 | K | Adresszeile 3 | PARTY/NAME3 |
| STREET | Strasse | M | Strasse Nr. / Postfach | PARTY/STREET |
| ZIP | Plz | M | Postleitzahl | PARTY/ZIP |
| CITY | Ort | M | Ort | PARTY/CITY |
| COUNTRY | Land | K | 2-stelliger ISO-Code | PARTY/COUNTRY |
Die Partnerliste kann individuell um weitere Angaben wie z.B. Werksnummern erweitert werden, die in die ERP-Schnittstelle übernommen werden sollen. Das PlugIn Partnerdaten muss dann entsprechend angepasst werden.
Ermittlung der ERP-Partner-Nr. (GLN)
Die Ermittlung der ERP-Partner-Nr. (GLN) geschieht in verschiedenen Schritten gemäss nachfolgender Tabelle. Die Flags steuern dabei, welche Schritte ausgeführt werden, d.h. wenn z.B. die Angabe in partnerFlags LZ ist, dann wird nur der Schritt 3 ausgeführt.
Sobald eine ERP-Partner-Nr. (GLN) ermittelt werden konnte, wird der Vorgang abgebrochen.
| Reihenfolge | FlagpartnerFlags | Bedeutung |
|---|---|---|
| 1 | D | ERP-Partner-Nr. (GLN) immer aus PDF-Dokument übernehmen, auch fehlende nicht ergänzen |
| 2 | G | Wenn die ERP-Partner-Nr. (GLN) im PDF-Dokument angegeben ist, dann übernehmen. Wenn die ERP-Partner-Nr. (GLN) im PDF-Dokument fehlt, dann wird die Ermittlung ab Schritt 3 weiter versucht |
| 3 | LZ oder LZP | Wenn keine ERP-Partner-Nr. (GLN) im PDF-Dokument angegeben ist, dann wird sie aus den Partnerstammdaten ermittelt. Dazu wird die Partnerliste nach Adressen mit derselben Postleitzahl (Flag Z) – und der PARTNER_ID bei Flag P – wie bei der Adresse aus dem PDF-Dokument durchsucht. – Gibt es nur ein Ergebnis, wird die zugehörige ERP-Partner-Nr. (GLN) verwendet. – Gibt es mehrere Adressen zur gesuchten Postleitzahl – und der PARTNER_ID -, werden für jede dieser Adressen aus der Partnerliste die Angaben zu NAME1, NAME2, NAME3 und STREET in einzelne Zeichenketten aufgeteilt und für jede Zeichenkette wird geprüft, ob sie in der Adresse aus dem PDF-Dokument vorkommt. – Die ERP-Partner-Nr. (GLN) zur Adresse aus der Partnerliste mit den meisten Übereinstimmungen zur Adresse aus dem PDF-Dokument wird übernommen. |
XML-Format der Partnerliste (partnerlist.xml)
Das XML-Format der Partnerliste sieht wie folgt aus:
<?xml version=”1.0″ encoding=”UTF-8″?>
<idlist>
<id>
<PARTNER_ID>1001</PARTNER_ID>
<GLN>103280</GLN>
<NAME1>Lieferant 2</NAME1>
<NAME2>Region xyz GmbH</NAME2>
<NAME3>Herrn Peter Demo</NAME3>
<STREET>Teststraße 50</STREET>
<ZIP>12345</ZIP>
<CITY>Testburg</CITY>
<COUNTRY>DE</COUNTRY>
</id>
<id>
<PARTNER_ID>1001</PARTNER_ID>
<GLN>104540</GLN>
<NAME1>Besteller 1 GmbH</NAME1>
<NAME2 />
<NAME3 />
<STREET>Teststraße 10</STREET>
<ZIP>54321</ZIP>
<CITY>Ort am Fluss</CITY>
<COUNTRY>DE</COUNTRY>
</id>
…
<id>
<PARTNER_ID>1003</PARTNER_ID>
<GLN>300234</GLN>
<NAME1>Besteller 3 GmbH & Co KG</NAME1>
<NAME2>Motorenfabrik</NAME2>
<NAME3 />
<STREET>Demostrasse 1</STREET>
<ZIP>4623</ZIP>
<CITY>Testkirchen</CITY>
<COUNTRY>AT</COUNTRY>
</id>
</idlist>