Automatisiert die Bestell- und Rechnungserfassung von PDF ins ERP-System. Für Unternehmen, die ihre Dokumentenverarbeitung zuverlässig optimieren wollen.
Die Funktion „Layoutmapping übernehmen“ ermöglicht die Übertragung der Layoutmapping-Einstellungen von einem bestehenden PDF-Dokumentenlayout (Quell-Layoutmapping) auf ein neues PDF-Dokument (Ziel-Layoutmapping).
Die Funktion kann dann sinnvoll sein, wenn ein Geschäftspartner
ein Beleglayout hat, das sehr ähnlich zu einem bestehenden ist.
das Beleglayout um Informationen, die mit ausgelesen werden sollen, ergänzt hat,
im Beleglayout die Spalten in Positonsbereich verschoben oder ergänzt hat,
im Beleglayout Texte geändert oder ergänzt hat, oder
ein Beleglayout hat, das sehr ähnlich zu einem bestehenden ist.
Die Bereichs- und Feldzuordnungen lassen sich mit wenigen Klicks auf ein neues PDF-Dokument übertragen!
In diesem Video sehen Sie, wie die Funktion einsetzen können.
Der Ablauf zeigt,
wie Sie das Ziel-PDF-Dokument vorbereiten,
wie Sie mit Hilfe eines Assistenten das Layoutmapping übernehmen – an einem Beispiel, bei dem alle Zuordnungen vorhanden sind (das Ziel-Layout ist um neue Informationen ergänzt worden)
wie Sie mit Hilfe eines Assistenten das Layoutmapping übernehmen – an einem Beispiel, bei dem nicht alle Zuordnungen möglich sind und Sie die Einstellungen noch nachbearbeiten müssen.
Mit den Modulen PDF-zu-E-Rechnung für Ihre Ausgangsrechnungen und E-Rechnung-Check für Ihre Eingangsrechnungen unterstützt Sie der PDF-Mapper auch beim Thema E-Rechnungen.
Sie benötigen eine flexible und preiswerte Lösung? Ihr Buchhhaltungssystem unterstützt die E-Rechnung nur unzureichend oder ist für Ihre Anforderungen zu starr?
Viele ERP-Importschnittstellen benötigen für die Artikelinformation die eigene Artikelnummer zur korrekten Verarbeitung. Auf PDF-Dokumenten sind oft nur Fremdartikelnummern vorhanden und müssen daher in die die eigene Artikelnummer umgesetzt werden.
Artikelabgleich und -Umschlüsselung
Das PDF-Mapper-PlugIn für den Artikelabgleich und die Artikelumschlüsselung ermöglicht die vielfältige und einfache Prüfung und Ergänzung von Artikeldaten zu den Angaben aus dem PDF-Beleg. Das PlugIn deckt folgende Anwendungsfälle ab, die dafür minimal benötigten Daten sind in Klammern angegeben:
Prüfung auf gültige Lieferantenartikel-Nr. (SUPPLIER_AID)
Ermittelung der Lieferantenartikel-Nr. anhand der Artikelbeschreibung (DESCRIPTION, SUPPLIER_AID)
Umsetzung von auslaufenden Artikelnummern durch Folgeartikel (SUPPLIER_AID, SUPPLIER_AID_NEW)
Umschlüsselung von GTIN zu Lieferantenartikel-Nr. (GTIN, SUPPLIER_AID)
Umschlüsselung von Hersteller-Artikel-Nr. zu Lieferantenartikel-Nr. (MANUFACTURER_AID, SUPPLIER_AID)
Umschlüsselung von Hersteller-Typbezeichnung zu Lieferantenartikel-Nr. (MANUFACTURER_TYPE, SUPPLIER_AID)
Partnerspezifische Umschlüsselung der Kundenartikel-Nr. zur Lieferantenartikel-Nr. (PARTNER_ID, BUYER_AID, SUPPLIER_AID)
Die Bereitstellung der benötigten Partnerstammdaten als Partnerliste erfolgt entweder über einen (periodischen) Export aus dem ERP-System (CSV- oder XML-Format) oder eine Erfassung in einem Tabellendokument im OpenDocument-Format .ods. Eine entsprechende Tabellendokument-Vorlage steht zur Verfügung und kann z.B. mit Microsoft Excel oder LibreOffice Calc bearbeitet werden.
Ein CSV-Export benötigt noch eine (ggf. individuelle) Aufbereitung zum XML-Format der Artikelliste (articlelist.xml), der kostenlose Excel-To-XML-Konverter hat diese Aufbereitung bereits integriert. Wenn das ERP-System die Daten direkt im benötigten XML-Format exportieren kann, sind keine zusätzlichen Anpassungen nötig.
Die folgende Grafik verdeutlicht nochmals den Ablauf.
Die vollständigen Artikeldaten mit den je nach Anwendungsfall benötigen Angaben können dem PDF-Mapper auf zwei Arten bereitgestellt werden:
1. Sie erstellen ein Tabellendokument gemäss bereitgestellter Vorlage mit Microsoft Excel oder LibreOffice Calc und bereiten mit Hilfe des kostenlosen Exec-To-XML-Konverters die Artikelliste articlelist.xml auf. Das Tabellendokument muss aber immer als .ods-Datei gespeichert werden, damit es im Excel-To-XML-Konverter verwendet werden. Das Tabellendokument müssen Sie dann regelmässig aktualisieren. Dies wird oft für die erste Projektphase gewählt.
2. Sie richten einen (reglmässigen) CSV-Export aus dem ERP-System ein und übergeben die Daten an das PlugIn zur Aufbereitung der CSV-Partnerdaten zur Artikelliste articlelist.xml.
3. Über das Prozess-PlugIn Artikeldaten kann der PDF-Mapper die Artikeldaten aus den PDF-Dokumenten auf Basis der Artikelliste articlelist.xml ergänzen und als angereicherte Inhousedaten für das ERP-System bereitstellen.
Der Einsatz des PlugIns stellt sicher, dass nur Inhousedaten mit gültigen Artikelnummern vom ERP-System geladen werden.
Artikelliste: Felder für CSV-Export aus dem ERP / Excel-To-XML-Konverter
Das Standard-Plugin benötigt folgende Angaben im Datenexport bzw. im Tabellendokument. Die Reihenfolge der Felder ist nicht relevant, Kann-Felder können je nach Anwendungsfall weggelassen werden.
XML-Element
Name
Muss/Kann
Bemerkung
Vergleich zu Elementen im PDF-Mapper-Neutralformat
PARTNER_ID
Partnernummer im PDF-Mapper, z.B. 1002
K/M
Mussangabe bei partnerspezifischer Umschlüsselung der Kundenartikel-Nr. zur Lieferantenartikel-Nr.
//PARTIES/*[1]/PARTY/BTID
BUYER_AID
Kundenartikel-Nr.
K/M
Mussangabe bei partnerspezifischer Umschlüsselung der Kundenartikel-Nr. zur Lieferantenartikel-Nr.
ARTICLE_ID/BUYER_AID
GTIN
GTIN
K
Zuordnung der Lieferantenartikel-Nr. anhand der GTIN (nicht partnerspezifisch)
ARTICLE_ID/INTERNATIONAL_AID
MANUFACTURER_TYPE
Hersteller-Typ
K
Zuordnung der Lieferantenartikel-Nr. anhand der Hersteller-Typbezeichnung (nicht partnerspezifisch)
ARTICLE_ID/MANUFACTURER_TYPE
MANUFACTURER_AID
Hersteller-Artikel-Nr.
K
Zuordnung der Lieferantenartikel-Nr. anhand der Hersteller-Artikel-Nr. (nicht partnerspezifisch)
ARTICLE_ID/MANUFACTURER_AID
SUPPLIER_AID
Lieferantenartikel-Nr.
M
ARTICLE_ID/SUPPLIER_AID
DESCRIPTION
Artikelbeschreibung
K
Angabe ist empfohlen
DESCRIPTION_SHORT
SUPPLIER_AID_NEW
Neue Lieferantenartikel-Nr.
K
Wenn die Lieferantenartikel-Nr. durch die neue Lieferantenartikel-Nr. ersetzt werden soll. Hinweis: Der Folgeartikel (SUPPLIER_AID_NEW) muss auch als Eintrag mit SUPPLIER_AID in der Liste vorhanden sein.
nicht verwendet
Die Artikelliste kann individuell um weitere Angaben wie z.B. Warengruppen oder Lagerort erweitert werden, die in die ERP-Schnittstelle übernommen werden sollen. Das PlugIn Artikeldaten muss dann entsprechend angepasst werden.
Prüfung bzw. Ermittlung der Lieferantenartikel-Nr. am Beispiel Kundenbestellungen
Die Ermittlung der Lieferantenartikel-Nr. z.B für Kundenbestellungen geschieht in verschiedenen Schritten gemäss nachfolgender Tabelle. Die Flags steuern dabei, welche Schritte ausgeführt werden, d.h. wenn z.B. die Angabe in articleFlags SGMAK ist, dann werden nur die Schritte 3, 5, 6, 8,10 ausgeführt. Sobald eine Lieferantenartikel-Nr. ermittelt werden konnte, wird der Vorgang abgebrochen.
Reihenfolge
Flag articleFlags
Bedeutung
1
D
Lieferantenartikel-Nr. immer aus PDF-Dokument übernehmen, keine Prüfungen, auch fehlende nicht ergänzen
2
F
Wenn die Lieferantenartikel-Nr. im PDF-Dokument angegeben ist, dann ohne Prüfung gegen die Artikelliste übernehmen. Wenn die Lieferantenartikel-Nr. im PDF-Dokument fehlt, dann wird die Ermittlung ab Schritt 4 weiter versucht
3
S
Wenn die Lieferantenartikel-Nr. im PDF-Dokument angegeben ist, dann prüfen, ob sie in der Artikelliste vorhanden ist
4
B
Wenn die Kundenartikel-Nr. in PDF-Dokument angegeben ist, dann prüfen, ob sie für den Partner in der Artikelliste vorhanden ist und die zugehörige Lieferantenartikel-Nr. übernehmen.
5
G
Wenn die GTIN im PDF-Dokument angegeben ist, dann prüfen, ob sie in der Artikelliste vorhanden ist und die zugehörige Lieferantenartikel-Nr. übernehmen.
6
M
Wenn die Hersteller-Artikel-Nr. im PDF-Dokument angegeben ist, dann prüfen, ob sie in der Artikelliste vorhanden ist und die zugehörige Lieferantenartikel-Nr. übernehmen.
7
T
Wenn die Hersteller-Typbezeichnung im PDF-Dokument angegeben ist, dann prüfen, ob sie in der Artikelliste vorhanden ist und die zugehörige Lieferantenartikel-Nr. übernehmen.
8
A
Für jede Lieferantenartikel-Nr. in der Artikelliste wird in der Artikelbeschreibung aus dem PDF-Dokument geprüft, ob sie vorhanden ist (mit Leerzeichen vom Text getrennt). Wird sie gefunden, so wird die zugehörige Lieferantenartikel-Nr. übernommen.
9
C
Die Artikelbeschreibung aus dem PDF-Dokument wird mit jeder Artikelbeschreibung aus der Artikelliste verglichen. Gibt es eine exakte Übereinstimmung, wird die zugehörige Lieferantenartikel-Nr. übernommen.
10
K
Die Artikelbeschreibung aus dem PDF-Dokument wird in einzelne Zeichenketten aufgeteilt und alle Zeichenketten werden einzeln mit jeder Artikelbeschreibung aus der Artikelliste verglichen. Die Lieferantenartikel-Nr. mit den meisten Übereinstimmungen der einzelnen Zeichenketten in der Artikelbeschreibung wird übernommen. Es müssen mindestens soviele Zeichenketten übereinstimmen wie in minMatchTokenCntangegeben, default: 5.
XML-Format der Artikelliste (articlelist.xml)
Das XML-Format der Artikelliste sieht wie folgt aus:
Viele ERP-Importschnittstellen benötigen für die beteiligten Partneradressen eine eindeutige Kennung wie z.B. die GLN oder die ERP-Partnernummer/-Kreditornummer/-Debitornummer. Auf PDF-Dokumenten sind diese Angaben i.d.R. nicht vorhanden und müssen daher ergänzt werden.
Ermittlung von Partnernummern aus Adressdaten
Über das PDF-Mapper-PlugIn Partnerdatenabgleich können Partnerstammdaten periodisch zum Abgleich bereitgestellt werden. Sie werden dabei aufbereitet und dem PDF-Mapper in Form einer Partnerliste (partnerlist.xml) zur Ergänzung der PDF-Daten bereitgestellt.
Die Bereitstellung der benötigten Partnerstammdaten als Partnerliste erfolgt entweder über einen (periodischen) Export aus dem ERP-System (CSV- oder XML-Format) oder eine Erfassung in einem Tabellendokument im OpenDocument-Format .ods. Eine entsprechende Tabellendokument-Vorlage steht zur Verfügung und kann z.B. mit Microsoft Excel oder LibreOffice Calc bearbeitet werden.
Ein CSV-Export benötigt noch eine (ggf. individuelle) Aufbereitung zum XML-Format der Partnerliste (partnerlist.xml), der kostenlose Excel-To-XML-Konverter hat diese Aufbereitung bereits integriert. Wenn das ERP-System die Daten direkt im benötigten XML-Format exportieren kann, sind keine zusätzlichen Anpassungen nötig.
Die folgende Grafik verdeutlicht nochmals den Ablauf.
Die vollständigen Partnerdaten incl. Partnernummern können dem PDF-Mapper auf zwei Arten bereitgestellt werden:
1. Sie erstellen ein Tabellendokument gemäss bereitgestellter Vorlage mit Microsoft Excel oder LibreOffice Calc und bereiten mit Hilfe des kostenlosen Exec-To-XML-Konverters die Partnerliste partnerlist.xml auf. Das Tabellendokument muss aber immer als .ods-Datei gespeichert werden, damit es im Excel-To-XML-Konverter verwendet werden. Das Tabellendokument müssen Sie dann regelmässig aktualisieren. Dies wird oft für die erste Projektphase gewählt.
2. Sie richten einen (reglmässigen) CSV-Export aus dem ERP-System ein und übergeben die Daten an das PlugIn zur Aufbereitung der CSV-Partnerdaten zur Partnerliste partnerlist.xml.
3. Über das Prozess-PlugIn Partnerdaten kann der PDF-Mapper die Partnerdaten aus den PDF-Dokumenten auf Basis der Partnerliste partnerlist.xml ergänzen und als angereicherte Inhousedaten für das ERP-System bereitstellen.
Der Einsatz des PlugIns stellt sicher, dass nur Inhousedaten mit gültigen Partnerdaten vom ERP-System geladen werden.
Partnerliste: Felder für CSV-Export aus dem ERP / Excel-To-XML-Konverter
Das Standard-Plugin benötigt folgende Angaben im Datenexport bzw. im Tabellendokument. Die Reihenfolge der Felder ist nicht relevant, Kann-Felder können je nach Anwendungsfall leer bleiben.
XML-Element
Name
Muss/Kann
Bemerkung
Vergleich zu Elementen im PDF-Mapper-Neutralformat
PARTNER_ID
Partnernummer im PDF-Mapper, z.B. 1002
K
Mussangabe bei partnerspezifischer Ermittlung der Partnernummer
//PARTIES/*[1]/PARTY/BTID
GLN
Partner-Nr. ERP / GLN
M
Zu ergänzende GLN oder ERP-Partnernummer, Kreditornummer, Debitornummer, …
PARTY/GLN
NAME1
Name 1
M
Firmenname
PARTY/NAME1
NAME2
Name 2
K
Adresszeile 2
PARTY/NAME2
NAME3
Name 3
K
Adresszeile 3
PARTY/NAME3
STREET
Strasse
M
Strasse Nr. / Postfach
PARTY/STREET
ZIP
Plz
M
Postleitzahl
PARTY/ZIP
CITY
Ort
M
Ort
PARTY/CITY
COUNTRY
Land
K
2-stelliger ISO-Code
PARTY/COUNTRY
Die Partnerliste kann individuell um weitere Angaben wie z.B. Werksnummern erweitert werden, die in die ERP-Schnittstelle übernommen werden sollen. Das PlugIn Partnerdaten muss dann entsprechend angepasst werden.
Ermittlung der ERP-Partner-Nr. (GLN)
Die Ermittlung der ERP-Partner-Nr. (GLN) geschieht in verschiedenen Schritten gemäss nachfolgender Tabelle. Die Flags steuern dabei, welche Schritte ausgeführt werden, d.h. wenn z.B. die Angabe in partnerFlags LZ ist, dann wird nur der Schritt 3 ausgeführt. Sobald eine ERP-Partner-Nr. (GLN) ermittelt werden konnte, wird der Vorgang abgebrochen.
Reihenfolge
Flag partnerFlags
Bedeutung
1
D
ERP-Partner-Nr. (GLN) immer aus PDF-Dokument übernehmen, auch fehlende nicht ergänzen
2
G
Wenn die ERP-Partner-Nr. (GLN) im PDF-Dokument angegeben ist, dann übernehmen. Wenn die ERP-Partner-Nr. (GLN) im PDF-Dokument fehlt, dann wird die Ermittlung ab Schritt 3 weiter versucht
3
LZ oder LZP
Wenn keine ERP-Partner-Nr. (GLN) im PDF-Dokument angegeben ist, dann wird sie aus den Partnerstammdaten ermittelt. Dazu wird die Partnerliste nach Adressen mit derselben Postleitzahl (Flag Z) – und der PARTNER_ID bei Flag P – wie bei der Adresse aus dem PDF-Dokument durchsucht. – Gibt es nur ein Ergebnis, wird die zugehörige ERP-Partner-Nr. (GLN) verwendet. – Gibt es mehrere Adressen zur gesuchten Postleitzahl – und der PARTNER_ID -, werden für jede dieser Adressen aus der Partnerliste die Angaben zu NAME1, NAME2, NAME3 und STREET in einzelne Zeichenketten aufgeteilt und für jede Zeichenkette wird geprüft, ob sie in der Adresse aus dem PDF-Dokument vorkommt. – Die ERP-Partner-Nr. (GLN) zur Adresse aus der Partnerliste mit den meisten Übereinstimmungen zur Adresse aus dem PDF-Dokument wird übernommen.
XML-Format der Partnerliste (partnerlist.xml)
Das XML-Format der Partnerliste sieht wie folgt aus:
Ein EDI-Mapping in weniger als 15 Minuten – und das ohne Vorkenntnisse und Programmierung!
In diesem Video sehen Sie in Echtzeit das Mapping eines PDF-Dokuments zu einem XML-Format mit dem PDF-Mapper am Beispiel einer Auftragsbestätigung.
Der Ablauf zeigt das Hochladen der PDF-Auftragsbestätigung sowie die Einstellungen für die Vorverarbeitung und die Zuordnung der Bereiche (logischer Dokumentenkopf, Dokumentenpositionsteil und Dokumentenfuss). Danach erfolgt die Zuordnung der XML-Datenenelemente per Drag&Drop und die abschliessende Formatierung der ausgelesenen Daten mit Hilfe der Funktionsbausteine.
Zum Schluss werden die zu diesem Auftragsbestätigungslayout vorhandenen PDF-Dokumente zu XML ausgelesen.
Sie benötigen keine Abstimmung mit Ihrem Geschäftspartner, die aufwendige Projektabstimmung entfällt, Sie haben die Umsetzung vollständig unter Kontrolle!
Wie lange dauert eine EDI-Anbindung bei Ihnen üblicherweise – 2 Stunden oder 2 Monate?
Die neue Version 1.8.2 des PDF-Mappers steht ab sofort als Download zur Verfügung! Unsere PDF-Mapper-Kunden erhalten das neue Update selbstverständlich automatisch nach Veröffentlichung.
Das neueste Update des PDF-Mappers bietet u.a einen KI-gestützten Assistenten für die Bereichszuordnung, Funktionen zur Präzisierung der Zuordnungsregeln in der Bereichs- und Feldzuordnung und eine visuelle Prüfmöglichkeit für die Bereichszuordnung. In diesem Artikel geben wir eine kurze Übersicht über die wichtigsten Neuerungen, einige sind auch im Video zu sehen:
1. Assistent für Bereichszuordnung
Der Assistent für Bereichszuordnung ist KI-gestützt und ermöglicht es, Vorschläge für die Konfiguration der Bereichszuordnung zu erhalten.
Diese Vorschläge können gesichtet, geändert und anstatt einer manuellen Zuordnung übernommen werden. Dadurch kann der Aufwand für die Erstellung der Konfiguration reduziert werden.
2. Bereichszuordnung überprüfen
Mit der Funktion „Bereichszuordnung überprüfen“ können die vorgenommenen Einstellungen für die Bereichszuordnung visuell überprüft werden.
Die Ansicht zeigt für die verschiedenen Zuordnungen die Prüfergebnisse im Dokument. Ein grüner Punkt zeigt ein positives Prüfergebnis, ein roter Punkt markiert Zuordnungen, die überprüft werden sollten. Für die einzelnen Prüfergebnisse lässt sich eine Detailanzeige aufklappen. Sie zeigt den für die Zuordnung verwendeten (regulären) Ausdruck und eine Liste der zu diesem Ausdruck vorkommenden Texte im Dokument. Beim Überfahren dieser Liste mit der Maus wird der gefundene Text im Dokument links farblich hervorgehoben angezeigt.
3. Präzisierung der Zuordnungsregeln über reguläre Ausdrücke
Um die Angabe von möglichst genauen Zuordnungsregeln zu vereinfachen, gibt es in der Werkzeugleiste über der Dokumentenansicht die Funktion „Feste Bezeichner automatisch präzisieren (-P:)“. Die Anwendung der Funktion durchsucht alle vorhandenen Zuordnungen im Dokument – ohne bereits vorhandene Angabe einer Zuordnungsregel (-P:) – und erstellt automatisch die genauest möglichen Zuordnungsregeln. In der Abbildung wird daher zum Text „Menge“ die Zuordnungsregel „-P:^Menge$“ erstellt, d.h. der Text darf nur das Wort „Menge“ enthalten (evtl. vorhandene Spezialzeichen für reguläre Ausdrücke werden automatisch mit einem vorangestellten \ als wörtlich und nicht als Metazeichen ersetzt).
Die Funktion „Automatische Präzisierungen für Bezeichner entfernen (-P:)“ entfernt wieder alle automatisch erstellten Zuordnungsregeln.
Die Funktion steht in der Bereichs- und Feldzuordnung zur Verfügung.
Die neue Version 1.8.1 des PDF-Mappers steht ab sofort als Download zur Verfügung! Unsere PDF-Mapper-Kunden erhalten das neue Update selbstverständlich automatisch nach Veröffentlichung.
Das neueste Update des PDF-Mappers bietet Partner- und Belegart-spezifische Vorverarbeitungsmöglichkeiten – u.a. für speziell erstellte PDF-Dokumente – sowie einige weitere kleine Anpassungen. In diesem Artikel geben wir eine kurze Übersicht über die wichtigsten Neuerungen:
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