FAQ-Übersicht:
Antwort:
Beim Versand von Dokumenten per Fax oder Post gehen im Vergleich zum elektronischen Versand von PDF-Dateien Daten verloren. Diese sind für das Auslesen durch den PDF-Mapper essentiell. Am besten ist es deshalb, wenn Sie Dokumente von Ihren Kunden und Lieferanten direkt als PDF-Dokumente per Email erhalten. Doch keine Panik: Man kann auch Fax-/Papier-Dokumente wieder digital auslesbar machen.
Wenn Sie Kunden oder Lieferanten haben, die Ihnen Dokumente nicht digital zusenden können, müssen die Papierdokumente vor der Übergabe an den PDF-Mapper digitalisiert werden:
- Papierdokumente müssen mit einem sehr guten Scanner erfasst werden. Wichtig ist es, nur eine PDF-Datei pro Dokument zu erstellen. Die Scans sollten gerade und nicht schräg sein. Bei Fax-PDF-Dokumenten liegt die PDF-Datei direkt vor.
- Mit OCR ein digital auslesbares PDF-Dokument erzeugen: Dazu müssen Sie zusätzlich eine entsprechende OCR-Software, z.B. Abbyy Finereader, nutzen. Die in Schritt 1 erstellten PDF-Dateien übergeben Sie der OCR-Software – typischerweise in ein Eingangsverzeichnis (“Hot Folder”). Diese übernimmt die Erkennung und schiebt die digital auslesbaren PDFs in einen Ausgabeordner. Dieser Ausgabeordner ist optimalerweise das Eingangsverzeichnis des PDF-Mappers.
- Der PDF-Mapper übernimmt dann das weitere Auslesen – genau wie bei PDF-Dokumenten, die direkt digital per E-Mail gesendet wurden.
Bitte beachten Sie, dass die Ergebnisse auf Basis von OCR-PDF-Dokumenten nicht 100%ig genau sind wie beim Auslesen von digital erzeugten PDF-Dokumenten.
Weitere Informationen:
- PDF-Mapper als Alternative zu OCR und AI: Link
- Können Ihre eingehenden PDF-Dokumente digital ausgelesen werden? Zum Online-PDF-Check