FAQ-Übersicht:
Antwort:
Der PDF-Mapper funktioniert nach Einrichtung vollautomatisch. Die eingehende PDF-Dokumente durchlaufen automatisch die Schritte der Dokumentenverarbeitung:
- Input: Die Dokumente können über ein E-Mail-Postfach oder ein Dateiverzeichnis automatisch in die Software importiert werden.
- Erkennung des Senders: Der PDF-Mapper ordnet das Dokument dem passenden Lieferanten oder Kunden zu.
- Erkennung der Daten: Im nächsten Schritt erkennt der PDF-Mapper den Kopf-, Positions- und Fußbereich des Dokuments und die Daten in diesen Bereichen, die benötigt werden.
- Aufbereitung der Daten: Die Daten können nach Belieben umformatiert und bearbeitet werden, um die Daten in der gewünschten Form ans ERP-System übergeben zu können.
- Validierung: Die automatische Validierung warnt vor Fehlern in den Dokumenten, bevor die Daten ins System übergeben werden. Diese Fehler können z. B. fehlende Daten oder nicht existierende Artikelnummern sein.
- Integration: Die Daten werden in einem beliebigen strukturierten Format (z. B. XML, iDoc, EDIFACT oder anderes EDI-Format) ausgegeben und über die passende Schnittstelle in das ERP-System importiert.
Damit die automatische Dokumentenverarbeitung funktioniert, ist nur ein einmaliges Einrichten erforderlich. Dabei wird zum Einen das gewünschte strukturierte Format der Daten für das ERP-System einmalig eingerichtet (Inhouse-Mapping). Zum anderen wird einmalig für jeden Geschäftspartner ein Layout-Mapping durchgeführt. Dort wird festgelegt, welche Daten vom Dokument benötigt werden, wo diese auf dem Dokument stehen, wie die Daten aufbereitet und validiert werden sollen und wie der Sender erkannt wird.