Frequently Asked Questions

Grundlagen

Was ist der PDF-Mapper?

Der PDF-Mapper ist eine Software zur automatischen Verarbeitung von PDF-Dokumenten. Die Daten von eingehenden Dokumenten wie Bestellungen, Rechnungen, Lieferscheinen oder Zahlungsavisen werden automatisch vom PDF-Mapper erkannt, erfasst, ausgelesen, validiert und an passender Stelle in das ERP-System importiert. Unsere PDF-Mapping-Technologie bietet dabei 100% Genauigkeit, sodass Fehler in der Datenerfassung minimiert werden.

Wofür wird der PDF-Mapper genutzt?

Unternehmen erhalten täglich viele wichtige Dokumente wie Bestellungen oder Rechnungen von ihren Kunden und Lieferanten. Die Daten aus diesen Dokumenten müssen in das ERP-System (Enterprise Resource System, Warenwirtschaftssystem oder Ähnliches) des Unternehmens eingepflegt werden. Denn die Daten sind wichtig für die weiteren Prozesse in Unternehmen wie z. B. die Produktion und Lieferung von bestellten Artikeln oder die Zahlung von Rechnungen.

Diese Dokumentverarbeitung wird noch häufig manuell durchgeführt. Der PDF-Mapper automatisiert diesen Prozess vollständig, sodass die Daten sofort nach Ankunft im System abgerufen und die nächsten Prozesse angestoßen werden können.

Warum der Fokus auf PDF?

Das Portable Document Format (PDF) ist ein plattformübergreifendes Dateiformat für Dokumente, das sich für den Austausch von elektronischen Belegen wie Rechnungen oder Bestellungen im Geschäftsleben durchgesetzt hat.

Der Nachteil jedoch besteht darin, dass das PDF-Format nicht für die automatische Weiterverarbeitung geeignet ist. Das heißt, die Daten liegen in einer unstrukturierten Form vor, die sich von PDF zu PDF unterscheidet und so die automatische Erkennung von Daten schwierig macht.

An diesem Punkt kommt der PDF-Mapper zum Einsatz. Mit dieser Applikation können Bestellungen oder Rechnungen im PDF-Format automatisch zu strukturierten XML-oder EDI-Daten verarbeitet werden, die von Ihrem ERP-System (Enterprise Resource System, Warenwirtschaftssystem oder Ähnliches) verarbeitet werden können.

Wie funktioniert der PDF-Mapper?

Der PDF-Mapper funktioniert nach Einrichtung vollautomatisch. Die eingehende PDF-Dokumente durchlaufen automatisch die Schritte der Dokumentverarbeitung:

  1. Import: Die Dokumente können über ein E-Mail-Postfach oder ein Dateiverzeichnis automatisch in die Software importiert werden.
  2. Erkennung des Senders: Der PDF-Mapper ordnet das Dokument dem passenden Lieferanten oder Kunden zu.
  3. Erkennung der Daten: Im nächsten Schritt erkennt der PDF-Mapper den Kopf-, Positions- und Fußbereich des Dokuments und die Daten in diesen Bereichen, die benötigt werden.
  4. Aufbereitung der Daten: Die Daten können nach Belieben umformatiert werden, um z. B. das gewünschte Datumsformat zu erhalten.
  5. Validierung: Die automatische Validierung warnt vor Fehlern in den Dokumenten, bevor die Daten ins System übergeben werden. Diese Fehler können z. B. fehlende Daten oder nicht existierende Artikelnummern sein.
  6. Integration: Die Daten werden in einem beliebigen strukturierten Format (z. B. XML, iDoc, EDIFACT oder anderes EDI-Format) ausgegeben und über die passende Schnittstelle in das ERP-System importiert.

Damit die automatische Dokumentverarbeitung funktioniert, ist nur ein einmaliges Einrichten erforderlich. Dabei wird zum Einen das gewünschte strukturierte Format der Daten für das ERP-System einmalig eingerichtet (Inhouse-Mapping). Zum anderen wird einmalig für jeden Geschäftspartner ein Layout-Mapping durchgeführt. Dort wird festgelegt, welche Daten vom Dokument benötigt werden und wo diese auf dem Dokument stehen, wie die Daten aufbereitet und validiert werden sollen und wie der Sender erkannt wird.

Wie unterscheidet sich der PDF-Mapper von Wettbewerbern?

Wir sind der erste und bisher einzige Anbieter einer PDF-Mapping-Software zur automatischen Dokumentverarbeitung.

Wie unterscheidet sich der PDF-Mapper von EDI-Lösungen (Electronic Data Interchange)?

Der PDF-Mapper ist eine Alternative zu EDI-Lösungen. Die Vorteile von EDI bleiben erhalten und werden um weitere Vorteile ergänzt.

EDI ist eine Schnittstelle für den digitalen Datenaustausch zwischen zwei Unternehmen. Die Daten werden in strukturierter Form zwischen den beiden Unternehmen hin und her geschickt. Dadurch ist die Datenerfassung 100% automatisch und fehlerfrei, auch bei umfangreichen Daten. Allerdings ist EDI kostspielig, zeitaufwendig und erfordert die Kooperation der Kunden und Lieferanten. Daher verwenden die meisten Unternehmen EDI nur für wenige große Kunden oder Lieferanten.

Der PDF-Mapper ist einfach für eine große Menge an Kunden und Lieferanten zu implementieren und benötigt die Kooperation dieser Unternehmen nicht. Das liegt daran, dass Kunden und Lieferanten ihre Dokumente einfach als PDF (oder per Papier) schicken. Der PDF-Mapper bringt die Daten dann in strukturierte Form und gibt sie über eine einzige Schnittstelle an das ERP-System weiter. Die Vorteile von 100% automatischer Datenerfassung und 100% Genauigkeit lassen sich auch über diesen Prozess problemlos umsetzen, auch bei umfangreichen Daten.

Mehr zu den Unterschieden von EDI und PDF-Mapping erfahren Sie hier.

Wie unterscheidet sich der PDF-Mapper von OCR/AI-Lösungen (Optical Character Recognition / Artificial Intelligence)?

Der PDF-Mapper ist eine Alternative zu OCR/AI-Lösungen. OCR/AI-Lösungen können trotzdem als vorgeschalteter Schritt dienen, falls Papierdokumente in PDF-Dokumente umgewandelt werden müssen.

OCR- und AI-basierte Lösungen werden in der Regel dazu verwendet, um Papierdokumente in PDF-Dokumente umzuwandeln und dann die Daten an das ERP-System weiterzugeben. Allerdings funktionieren die Lösungen meist nur für einfache Datenextraktionen, mit maximal 95% Genauigkeit und müssen daher manuell überprüft werden.

Der PDF-Mapper arbeitet ähnlich wie EDI mit 100% Genauigkeit in der Datenverarbeitung, funktioniert vollautomatisch und auch bei komplizierten Datenextraktionen.

Mehr zu den Unterschieden von OCR/AI und PDF-Mapping erfahren Sie hier.

Kann der PDF-Mapper mit EDI- oder OCR/AI-Lösungen kombiniert werden?

Ja. Sie können bereits existierende EDI-Schnittstellen behalten und den PDF-Mapper nutzen, um weitere Kunden und Lieferanten ähnlich wie bei EDI anzubinden. Sie können außerdem OCR/AI-Lösungen verwenden, um Papierdokumente in PDF-Dokumente umzuwandeln und dann die zuverlässige Datenverarbeitung des PDF-Mappers nutzen.

Welche Technologien setzt der PDF-Mapper ein?

Der PDF-Mapper nutzt unsere PDF-Mapping-Technologie, um die Daten auf einem PDF-Dokument in eine Struktur zu bringen. Diese Struktur wird benötigt, um die Daten in ein ERP-System einspeisen zu können und kann für alle weiteren Dokumente eines Geschäftspartners verwendet werden.

Für wen ist der PDF-Mapper?

Für alle Unternehmen, die ihren Bestell- oder Rechnungseingang optimieren wollen (oder den Eingang eines anderen PDF-Dokument-Typs). Je mehr Dokumente Sie bekommen und je umfangreicher diese Dokumente sind, desto mehr Zeit und Kosten sparen Sie durch den PDF-Mapper.

Besonders Händler und Hersteller mit einer Vielzahl von Produkten, Kunden und Lieferanten haben häufig einen riesigen Aufwand in der Verarbeitung von Dokumenten wie Bestellungen und Rechnungen. Solche Unternehmen aus unterschiedlichsten Branchen zählen zu unserem Hauptkundenstamm.

Aber der PDF-Mapper rechnet sich auch schon für die Automatisierung der Dokumentverarbeitung für einen einzigen Kunden oder Lieferanten, der regelmäßig Bestellungen oder Rechnungen schickt.

Was ist mit dem Layout-Mapping gemeint?

Kunden und Lieferanten haben meistens ein festes Layout für Ihre Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen und andere Dokumente. Der PDF-Mapper merkt sich für jedes Layout, wo die verschiedenen Daten zu finden sind, wie die Daten aufbereitet und validiert werden sollen und wie der Sender erkannt werden kann. Dies wird einmalig für jeden Geschäftspartner in einem Layout-Mapping festgelegt.

Nach dem einmaligen Layout-Mapping kann jedes PDF-Dokument automatisch ausgelesen werden. Der Inhalt der Dokumente darf sich dabei natürlich verändern, genauso wie bspw. die Anzahl der Artikelpositionen.

Was ist mit dem Inhouse-Mapping gemeint?

Das ERP-System, in dem Sie die Daten von Bestellungen und Rechnungen benötigen, hat bestimmte Vorgaben an die Struktur von importierten Daten. Das bedeutet, dass diese Daten an der Schnittstelle zum ERP-System in der benötigten Struktur vorliegen müssen. Ein ERP-System kann verschiedene Schnittstellen oder Vorgaben an diese Struktur haben.

Das Inhouse-Mapping des PDF-Mappers bietet die Möglichkeit, die Daten von Bestellungen und Rechnungen in diese gewünschte Struktur zu bringen (z. B. XML, iDoc, EDIFACT oder anderes EDI-Format). So kann der PDF-Mapper für jedes beliebige ERP-System verwendet werden, das eine Schnittstelle zum Datenimport bietet.

Produkt

Welche PDF-Mapper Lizenzen gibt es?

Der PDF-Mapper kommt unabhängig von der Lizenz mit vollem Funktionsumfang, laufender Wartung und regelmäßigen Aktualisierungen. Die Lizenzen unterscheiden sich lediglich in der Anzahl der Geschäftsparnter (Kunden, Lieferanten), die Sie mit dem PDF-Mapper anbinden wollen.

So können Sie zwischen Lizenzen für 1, 2, 5, 10, 25, 50, 75, 100 oder 100+ Anbindungen von Geschäftspartnern wählen.

Alle Lizenzen sind Software-Mietlizenzen.

Für welche Dokumenttypen kann der PDF-Mapper verwendet werden?

Sie können den PDF-Mapper für die Verarbeitung von Bestellungen, Rechnungen, Lieferscheinen, Zahlungsavisen oder andere von Ihnen gewünschte Dokumenttypen verwenden.

Alle Funktionen sind in jeder PDF-Mapper-Lizenz enthalten, sodass Sie nur eine Lizenz für alle Dokumentverarbeitungen benötigen.

Beispiel: Sie wollen die Bestellungen von 50 Kunden und die Rechnungen von 25 Lieferanten automatisch verarbeiten. Da Sie 75 Anbindungen vornehmen möchten, wählen Sie die PDF-Mapper-Lizenz zur Anbindung von 75 Geschäftspartnern.

Welche Kosten entstehen durch den PDF-Mapper?

Die Lizenz für den PDF-Mapper kostet eine Jahresgebühr, die auf der Anzahl der gewünschten Anbindung von Geschäftspartnern und somit auf der Anzahl von Layout-Mappings basiert.

Wie weiß ich, welche PDF-Mapper Lizenz die richtige für mein Unternehmen ist?

Wie viele wiederkehrende Kunden und Lieferanten haben Sie, die Ihnen regelmäßig Dokumente wie Bestellungen oder Rechnungen schicken? Für diese Geschäftspartner ist die Anbindung per PDF-Mapper sehr sinnvoll. Daher empfehlen wir eine Lizenz zu wählen, mit der Sie alle diese Geschäftspartner anbinden können. Oder Sie starten mit einer kleineren Lizenz und überzeugen sich zunächst von der Funktionalität des PDF-Mappers, bevor Sie alle Geschäftspartner anbinden.

Kann ich jederzeit kündigen?

Sie können selbstverständlich jedes Jahr kündigen.

Kann ich meine PDF-Mapper Lizenz jederzeit ändern?

Lizenzupgrades sind einmal pro Quartal möglich.

Fallen Kosten für die Layout-Mappings und das Inhouse-Mapping an?

Die Layout-Mappings und das Inhouse-Mapping können Sie selbstverständlich selbst vornehmen. Der PDF-Mapper beinhaltet alle notwendigen Tools und eine intuitive Benutzeroberfläche. Wir bieten beide Mapping-Typen allerdings auch als Dienstleistung an, falls Sie es wünschen.

Fallen weitere Kosten wie z.B. Transaktionskosten an?

Es fallen keine weiteren Kosten an, das heißt auch keine zusätzlichen Transaktionskosten.

Lediglich der tatsächlich anfallende Aufwand für Supportaufträge wird berechnet. Supportaufträge können Sie über die Supportfunktion des PDF-Mappers stellen.

Wie viel kostet die PDF-Mapper Unlimited Lizenz für mehr als 100 Anbindungen?

Wenn Sie eine große Menge an Kunden mit dem PDF-Mapper bedienen wollen, melden Sie sich bei uns hier. Wir erstellen Ihnen dann gerne ein individuelles Angebot.

Wie kann ich für den PDF-Mapper bezahlen?

Die Bezahlung für den PDF-Mapper erfolgt per Rechnung.

Support & Training

Muss ich Programmierkenntnisse haben, um den PDF-Mapper anwenden zu können?

Nein. Der einzige Schritt, für den Programmierkenntnisse benötigt werden, ist die Erstellung des einmaligen Inhouse-Mapping. Dieser Schritt kann gerne von uns oder von einem Ihrer Mitarbeiter oder Dienstleister übernommen werden.

Alle sonstigen Schritte bei der Einrichtungen können ohne Programmierkenntnisse vorgenommen werden. Nach der einmaligen Einrichtung funktioniert der PDF-Mapper vollautomatisch.

Bieten Sie Training zum PDF-Mapper an?

Die grundlegenden Tools des PDF-Mappers sind intuitiv und können ohne Programmierkenntnisse genutzt werden. Sehen Sie sich gerne unsere Tutorials zu verschiedenen Themen rund um den PDF-Mapper an. Alle Informationen zur Nutzung des PDF-Mappers finden Sie darüber hinaus als Dokumentation / Handbuch in der Software.

Bieten Sie Schulungen zum PDF-Mapper an?

Falls Sie eine Schulung bei Ihnen vor Ort wünschen, kontaktieren Sie uns gerne hier. Prinzipiell ist eine Schulung nicht nötig, da die grundlegenden Tools des PDF-Mappers intuitiv sind und ohne Programmierkenntnisse genutzt werden können.

Implementierung

Wie funktioniert das kostenlose Testen?

Um kostenlos loszulegen, melden Sie sich auf unserer Webseite mit Ihrem Namen, Unternehmen und Unternehmens-E-Mail an. Danach können Sie den PDF-Mapper downloaden und installieren. Folgen Sie dazu einfach unserem Download- und Installationsguide.

Gleichzeitig erhalten Sie von uns eine Testlizenz per E-Mail.

Nach der Installation öffnen Sie den PDF-Mapper in Ihrem Browser und geben Ihre Testlizenz ein. Danach können Sie den PDF-Mapper und seine Funktionen für einen Monat kostenlos testen. Wir fragen nicht nach Ihren Zahlungsinformationen.

Ist der PDF-Mapper eine OnPremise- oder Cloud-Software?

Der PDF-Mapper ist eine OnPremise-Lösung, die bei Ihnen installiert wird. Dadurch ist ein höherer Datenschutz geleistet. Wir haben keinen Zugriff auf Ihre Daten.

Die Applikation ist java-basiert und per Web updatefähig.

Wie wird der PDF-Mapper geliefert?

Der PDF-Mapper wird als Download über unsere Webseite geliefert. Nach Bestellung oder Anmeldung zum kostenlosen Testen erhalten Sie den passenden Download-Link.

Wie implementiere ich den PDF-Mapper?

Der PDF-Mapper kann über unsere Webseite heruntergeladen werden. Melden Sie sich dazu über die Webseite mit Ihrem Namen, Unternehmen und Unternehmens-E-Mail an. Danach gelangen Sie zur Download-Seite und dem Download- und Installationsguide. Installieren Sie den PDF-Mapper und öffnen Sie den PDF-Mapper über Ihren Browser.

Nach Zahlungseingang erhalten Sie Ihre Lizenz und geben diese im PDF-Mapper ein. Falls Sie den PDF-Mapper erst kostenlos testen möchten, können Sie die Ihnen zugeschickte Testlizenz verwenden.

Damit der PDF-Mapper Ihre ankommenden Dokumente vollautomatisch verarbeiten kann, sind die einmaligen Layout-Mappings pro Geschäftspartner und das einmalige Inhouse-Mapping für die Integration der Daten in Ihr ERP-System notwendig. Diese Mappings können Sie selbst mit den intuitiven Tools des PDF-Mappers vornehmen oder durch uns vornehmen lassen. Mehr Informationen dazu finden Sie oben bei den FAQ-Grundlagen.

Nach dem einmaligen Setup der Mappings funktioniert die Dokumentverarbeitung vollautomatisch im Hintergrund. Sie arbeiten wie gewohnt mit den Daten in Ihrem ERP-System, sparen sich aber die komplette Datenerfassung.

Wie lange dauert es, den PDF-Mapper zu implementieren?

Die Implementierung des PDF-Mappers kann sehr schnell gehen und ist meistens innerhalb von 1 Tag bis 1 Woche abgeschlossen. Die Implementierungsdauer ist in der Regel davon abhängig, wie viele Geschäftspartner Sie mit dem PDF-Mapper anbinden möchten.

Die einmalige Anbindung eines Geschäftspartners per Layout-Mapping dauert durchschnittlich 5 bis 10 Minuten.

Was ist erforderlich, um den PDF-Mapper zu implementieren?

Als OnPremise-Lösung wird der PDF-Mapper bei Ihnen lokal installiert. Die Systemvoraussetzungen sind:

  • Eine bestehende Importschnittstelle in Ihrem ERP-System, z.B. über CSV oder XML
  • Java Runtime Version 8
  • Windows 8 Pro, 8.1, 10
  • Windows Server 2012, 2013, 2016 und später
  • Linux 64-bit Distribution (mit systemd empfohlen)
  • Chrome ab Version 38 oder Firefox ab Version 30
  • Architektur: 32-Bit und 64-Bit, je nach gewähltem JRE.
  • Plattenplatz: mindestens 50MB + Nutzdaten
  • Speicherverbrauch: Windows-Dienst Typ. 5 MB, PDF-Mapper ca. 50 MB zzgl. Konfigurations-/Nutzdaten, empfohlen ca. 100-500MB

Der PDF-Mapper ist auch auf anderen Plattformen ausführbar, die Java unterstützen.

Wie funktioniert die Integration zu unserem ERP-System?

Die Übergabe der ausgelesenen PDF-Belegdaten in das ERP-System erfolgt automatisch. Der PDF-Mapper übergibt die Daten in ein Ausgabeverzeichnis. ERPs haben typischerweise Einleseprozesse, die die Daten dann automatisch importieren (z.B. SAP mit IDoc-Import). Wenn Sie klassisches EDI einsetzen, kann die Ausgabe z.B. auch in ein bereits vorhandenes Import-Verzeichnis erfolgen.

Die automatische Integration von PDF-Daten funktioniert flexibel für jedes System (ERP, Buchhaltung, Auftragssteuerung, Warenwirtschaft). Mehr zur flexiblen Integration finden Sie hier.

Welche Datenformate neben XML kann der PDF-Mapper aus einem PDF erzeugen?

Ausgabeformate sind u.a. XML, OpenTrans-XML, EDIFACT, SAP-Idoc und CSV. Alle Formate sind in der Nachverarbeitung individuell anpassbar.

Anwendung

Wie kann ich meine Dokumente in den PDF-Mapper zur automatischen Verarbeitung importieren?


Sie können in den Applikationseinstellungen des PDF-Mappers entscheiden, ob Sie Belege aus einem lokalen Eingangs-Verzeichnis importieren oder direkt aus einem konfigurierten E-Mail-Postfach abholen lassen möchten.

Falls Sie das Eingangs-Verzeichnis nutzen möchten, werden die PDF-Belege erkannt und weiterverarbeitet, wenn Sie Ihre PDF-Dateien in dieses Verzeichnis kopieren.

Falls Sie das konfigurierte E-Mail-Postfach verwenden möchten, teilen Sie Ihren Kunden mit, künftig diese Postfach-Adresse als Empfängeradresse für Bestellungen zu verwenden.
Verwenden Sie unterschiedliche Postfachadressen für Bestellungen und Rechnungen.

Wie können Papier- und Faxdokumente mit dem PDF-Mapper verarbeitet werden?

Beim Versand per Fax/Post/Papier gehen gegenüber dem Versand von PDF-Dateien Daten verloren. Diese sind für das Auslesen durch den PDF-Mapper essentiell. Doch keine Panik: Man kann auch diese Dokumente wieder digital auslesbar machen. Besser und einfacher wäre jedoch der direkte Versand von PDF-Dateien. Mehr Informationen dazu finden Sie auf der Seite Vorteile des PDF-Mappers gegenüber OCR.

Wenn Sie Kunden oder Lieferanten haben, die Ihnen Dokumente nicht digital zusenden können, müssen die Papierdokumente vor der Übergabe an den PDF-Mapper digitalisiert werden:

  1. Papierbestellungen müssen mit einem sehr guten Scanner erfasst werden. Wichtig ist eine PDF-Datei pro Dokument. Die Scans sollten nicht schräg eingezogen werden. Bei Fax-PDF-Dokumenten liegt die PDF-Datei direkt vor.
  2. Mit OCR ein digital auslesbares PDF-Dokument erzeugen: Dazu müssen Sie zusätzlich eine entsprechende OCR-Software, z.B. Abbyy Finereader, nutzen. Die in Schritt 1 erstellten PDF-Dateien übergeben Sie der OCR-Software – typischerweise in ein Eingangsverzeichnis („Hot Folder“). Diese übernimmt die Erkennung und schiebt die digital auslesbaren PDFs in einen Ausgabeordner. Dieser Ausgabeordner ist optimalerweise das Eingangsverzeichnis des PDF-Mappers.
  3. Der PDF-Mapper übernimmt dann das weitere Auslesen – genau wie bei PDF-Dokumenten, die direkt digital per E-Mail gesendet wurden.

Bitte beachten Sie, dass die Ergebnisse auf Basis von OCR-PDF-Dokumenten nicht 100%ig genau sind wie beim Auslesen von digital erzeugten PDF-Dokumenten.

Weitere Informationen finden Sie hier bei den Vorteilen des PDF-Mappers gegenüber OCR.

Wie kontrolliere ich die MD5-Prüfsumme von meinem Download?

Bei unseren Downloads sind für zip- und tar.gz-Archive MD5-Prüfsummen angegeben. Diese erlaubt die leichte Überprüfung Ihres Downloads auf Korrektheit

Windows

  1. Öffnen Sie ein cmd-Fenster.
  2. Dort geben Sie CertUtil -hashfile {Pfad\zum\Archiv}.zip MD5 an. Sie erhalten dann die MD5-Prüfsumme für die Datei {Pfad\zum\Archiv}.zip ausgegeben. Die Prüfsumme muss mit der auf der Webseite angegebenen Prüfsumme übereinstimmen.

Beispiel: CertUtil -hashfile installer-pdfmapper-v1.zip MD5 liefert die Ausgabe:
MD5-Hash von installer-pdfmapper-v1.zip:
c9e77210d0ca7edc1095c5dac91bb6e4
CertUtil: -hashfile-Befehl wurde erfolgreich ausgeführt.

Linux

  1. Öffnen Sie ein Terminal.
  2. Geben Sie md5sum {Pfad/zum/tar/Archiv}.tar.gz an. Sie erhalten dann die MD5-Prüfsumme für die Datei {Pfad/zum/tar/Archiv}.tar.gz ausgegeben. Die Prüfsumme muss mit der auf der Webseite angegebenen Prüfsumme übereinstimmen.

Beispiel: md5sum installer-pdfmapper-linux-v1.2.tar.gz liefert die Ausgabe:
5c32f761c2649115f3ae176ae81465fb installer-pdfmapper-linux-v1.2.tar.gz

Kann der PDF-Mapper internationale Dokumente in anderen Sprachen verarbeiten?

Ja. Sie können prinzipiell jedes internationale Dokument in beliebiger Sprache mit dem PDF-Mapper verarbeiten. Darüber hinaus hat der PDF-Mapper auch die passenden Werkzeuge, um automatisch internationale Datenformate in die von Ihnen bevorzugten Datenformate zu konvertieren. So können Sie sicherstellen, dass die Daten so in Ihr ERP-System übergeben werden, wie Sie sie benötigen.

Ein Beispiel: Wenn Sie ein US-amerikanisches Dokument mit dem Datumsformat MM/DD/YYYY erhalten, können Sie dieses Datumsformat automatisch in DD/MM/YYYY oder ein anderes beliebiges Format konvertieren.

In welchen Sprachen gibt es den PDF-Mapper?

Der PDF-Mapper steht vollständig in deutscher und englischer Sprache zur Verfügung. Auch französische und italienische Programmversionen sind teilweise verfügbar.

Wenn Sie den PDF-Mapper in einer anderen Sprache benötigen, sprechen Sie uns gerne an.

Automatische Validierung

Wofür hat der PDF-Mapper eine automatische Validierung?

Durch die intelligente automatische Validierung wird sichergestellt, dass alle Daten aus Ihren eingehenden Bestellungen, Rechnungen und Lieferscheinen korrekt sind. Bei Fehlern oder fehlenden Daten informiert Sie der PDF-Mapper per E-Mail.

Diese benutzerfreundliche Funktion stellt sicher, dass nur vollständige und korrekte Daten an Ihr ERP-System übertragen werden. Dadurch werden Fehler im weiteren Prozessverlauf automatisch vermieden.

Mehr Informationen zur automatischen Validierung finden Sie hier.

Kann der PDF-Mapper die Gültigkeit von Artikelnummern validieren?

Ja, nutzen Sie dazu die automatische Validierung des PDF-Mappers.

Erstellen Sie eine Artikelliste als XML-Liste (z. B. direkt aus Ihrem ERP-System oder mit Excel) in der Form

<?xml version="1.0"?>
<itemlist>
 <item>0622896</item>
 <item>0680814</item>
 <item>0696261</item>
 <item>0696262</item>
 <!-- ... -->
</itemlist>

Jedes <item>...</item> enthält dabei eine gültige Artikelnummer.

Wenn Sie diese Daten im Dateisystem des PDF-Mappers speichern, z.B. in C:\data\article\list.xml, dann kann diese Liste in den PDF-Mapper-Validierungen als Liste gültiger Artikelnummern konfiguriert werden:

Hinweis: Der PDF-Mapper muss nicht neu gestartet werden, wenn im Betrieb die externe Liste geändert wurde.

Wie validiere ich, dass EAN oder Lieferantenartikelnummer angegeben sind?

Da entweder EAN oder Lieferantenartikelnummer vorkommen können, führt man im „blauen“ Prozess 1 das Feld AID ein, um abprüfen zu können, dass eine der beiden Nummern da ist.

Hierzu wird im „blauen“ Prozess 1 ein XSLT-Template wie folgt angelegt:

<!-- AID fuer Check, ob SUPPLIER_AID oder EAN vorhanden -->
  <xsl:template match="ORDERS_ITEM/ARTICLE_ID">
    <xsl:copy>
      <AID>
        <xsl:value-of select="SUPPLIER_AID" />
        <xsl:value-of select="INTERNATIONAL_AID" />
      </AID>
      <xsl:apply-templates />
    </xsl:copy>
  </xsl:template>
  • In der Validierung wird eine Regel auf AID als Muss-Feld mit Länge != 0 hinterlegt.
  • EAN und Lieferantenartikelnummer sind dann jeweils als Kann-Feld mit eigener Validierung angegeben.
Wie stelle ich sicher, dass fehlende Lieferantenartikelnummern validiert werden?

In der Regel ist die Lieferantenartikelnummer ein Muss-Feld für den Import in das ERP-System. Manchmal werden in der PDF-Bestellung keine Lieferantenartikelnummern übermittelt. Dies bedeutet, dass in der ausgelesenen XML-Struktur die Elemente SUPPLIER_AID oder sogar ARTICLE_ID fehlen.

Für die Validierung müssen aber diese Elemente in der Struktur vorhanden sein. Hierzu werden im „blauen“ Prozess 1 zwei XSLT-Templates wie folgt angelegt:

<xsl:template match="ORDERS_ITEM">
  <xsl:copy>
    <xsl:apply-templates select="@*|node()" />
    <!-- Prüfen, ob ARTICLE_ID vorhanden ist. Wenn nicht, dann ARTICLE_ID/SUPPLIER_AID leer anlegen -->
    <xsl:if test="not(ARTICLE_ID)">
      <ARTICLE_ID>
        <SUPPLIER_AID></SUPPLIER_AID>
      </ARTICLE_ID>
    </xsl:if>
  </xsl:copy>
</xsl:template>

<xsl:template match="ARTICLE_ID">
  <xsl:copy>
    <xsl:apply-templates select="@*|node()" />
    <!-- Prüfen, ob SUPPLIER_AID vorhanden ist. Wenn nicht, dann leer anlegen -->
    <xsl:if test="not(SUPPLIER_AID)">
      <SUPPLIER_AID></SUPPLIER_AID>
    </xsl:if>
  </xsl:copy>
</xsl:template>
  • In der Validierung wird eine Regel auf SUPPLIER_AID als Muss-Feld z.B. mit Länge != 0 hinterlegt.
Die Belegkorrektur zeigt manche Belege nicht für die Bearbeitung an – was muss ich tun?

Wenn die Validierung mit Belegkorrektur im PDF-Mapper aktiviert ist, werden manchmal Belege nicht zur Bearbeitung angezeigt.

Dies trifft insbesondere für große, mehrseitige PDF-Dokumente zu.
Im Logfile taucht java.lang.OutOfMemoryError: Java heap space auf. Dem PDF-Mapper ist dann nicht genügend Speicher zugewiesen, um große Dokumente aufzubereiten.

Weisen Sie dem PDF-Mapper bitte mehr Speicher zu. Öffnen Sie dafür das PDF-Mapper-Installationsverzeichnis und dort das Verzeichnis config.
Hier öffnen Sie die Datei executor.properties mit einem reinen Texteditor (notepad.exe o.ä. – kein Wordpad oder Word!).

1. Ersetzen Sie die Angabe
executor.command=java -Xmx384M -jar lib/netx.jar …
durch
executor.command=java -Xmx2048M -jar lib/netx.jar …

2. Prüfen Sie, dass Sie auch 2GB Arbeitsspeicher im Betriebssystem zur Verfügung haben. Alternativ können Sie auch andere Werte, wie z.B. 512M für 512 MByte oder 1024M für 1GB Arbeitsspeicher verwenden.

3. Den PDF-Mapper stoppen und neu starten.
Im executor-log müsste dann eine Zeile mit
… Starting: java -Xmx2048M -jar lib/netx.jar …
erscheinen.

Technische Voraussetzungen

Was sind die technischen Anforderungen des PDF-Mappers?
  • Eine bestehende Importschnittstelle in Ihrem ERP-System, z.B. über CSV oder XML
  • Java Runtime Version 8
  • Windows 8 Pro, 8.1, 10
  • Windows Server 2012, 2013, 2016 und später
  • Linux 64-bit Distribution (mit systemd empfohlen)
  • Chrome ab Version 38 oder Firefox ab Version 30
  • Architektur: 32-Bit und 64-Bit, je nach gewähltem JRE.
  • Plattenplatz: mindestens 50MB + Nutzdaten
  • Speicherverbrauch: Windows-Dienst Typ. 5 MB, PDF-Mapper ca. 50 MB zzgl. Konfigurations-/Nutzdaten, empfohlen ca. 100-500MB

Der PDF-Mapper ist auch auf anderen Plattformen ausführbar, die Java unterstützen.

Über ExxTainer AG

Wer ist die ExxTainer AG?

Der PDF-Mapper® ist eine Software, Produktlinie und eingetragene Marke der ExxTainer AG.

Die ExxTainer AG wurde 2005 als Anbieter von digitalen Integrationslösungen auf der Basis von Java- und XML-Standardtechnologien gegründet. An unseren Standorten in Zürich und München betreiben wir ein GS1-zertifiziertes EDI-Clearing-Center. Eine Reihe von Produktlinien ist verfügbar: BizzTainer®, SwissTainer® und PDF-Mapper®.

Mehr über unser Unternehmen finden Sie hier.

Wo sitzt die ExxTainer AG?

Der Unternehmenssitz der ExxTainer AG befindet sich in Pfäffikon in der Schweiz.

Mehr über unser Unternehmen finden Sie hier.

Informationssicherheit & Datenschutz

Wie sind die Daten geschützt? Was passiert mit vertraulichen Daten wie Rechnungen?

Weder wir, noch irgendwelche Dritten haben Zugriff und Einsicht in Ihre Daten. Alle Daten befinden sich ausschließlich bei Ihnen im System.

Mehr Informationen rund um den Datenschutz beim PDF-Mapper finden Sie hier.

Ihre Frage ist nicht dabei? Sprechen Sie uns an!

Kontaktieren Sie uns einfach unverbindlich und wir tun unser bestes, um Ihre Frage schnellstmöglich zu beantworten. Wir freuen uns, von Ihnen zu hören!