„Nur 30 Prozent meiner Kunden können EDI“ – „Für meine Lieferanten lohnt sich eine EDI-Anbindung nicht“ – „Wie kann ich meine Geschäftspartner anbinden, die kein EDI benutzen wollen?“.
Immer wieder begegnen wir Kunden, die EDI nutzen und nach weiteren Lösungen suchen, um Ihre Verkaufs- und Rechnungsprozesse zu digitalisieren. Denn laut einer Studie des Statistischen Bundesamts von 2017 verschicken 83 % aller Unternehmen in Deutschland Ihre Dokumente immer noch per E-Mail oder in Papierform.
Woran liegt es, dass EDI sich nicht größerer Beliebtheit erfreut? Was sind mögliche Alternativen zu EDI? Und was können Sie tun, um Ihre Arbeitsschritte rund um die Erfassung von Dokumenten trotzdem zu automatisieren?
Wir beantworten diese Fragen und stellen vier EDI-Alternativen vor, mit denen Sie Geschäftsdokumente automatisch verarbeiten können.
Über uns: Unsere Firma ExxTainer AG ist seit 2005 als EDI-Dienstleister primär auf dem DACH-Markt aktiv. An unserem Standort in Zürich betreiben wir u.a. ein GS1-zertifiziertes EDI-Clearing-Center für Kunden wie Audi, Bayer oder Coca-Cola. Als Teil des europäischen EDI-Netzwerks EEDIN treiben wir den Ausbau von Diensten rund um den Datenaustausch zwischen Geschäftspartnern voran.
Wie kann ich möglichst viele Dokumentenprozesse von Computer-zu-Computer ablaufen lassen?
Damit es zum erfolgreichen Handel von Gütern zwischen zwei Parteien kommt, werden zahlreiche wichtige Informationen ausgetauscht. Typischerweise schickt der Käufer seinem Lieferanten eine Bestellung. Wenn der Lieferant die Bestellung erfüllen möchte, schickt er eine Auftragsbestätigung zurück an den Käufer. Mit der Lieferung der Güter schickt er dann den passenden Lieferschein und eine Rechnung. Von diesem Prozess gibt es natürlich auch einige Abweichungen, bei denen z. B. zusätzliche Informationen wie eine Änderungsempfehlung und Bestelländerung ausgetauscht werden.
Das Wichtige ist: Für den Austausch der Informationen fällt sowohl für den Käufer, als auch für den Lieferanten ein Berg an Verwaltungsarbeit an, um diese Dokumente zu erstellen, verschicken, empfangen und erfassen.
Im Zeitalter der Digitalisierung liegt es daher nahe, die Erstellung, Versand, Empfang und Erfassung der Dokumente elektronisch abzuwickeln. Laut des Statistischen Bundesamtes verschicken jedoch nur 54 % aller Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen – meistens per E-Mail. Nur 17 % dieser Rechnungen können allerdings automatisch weiterverarbeitet werden, z. B. über EDI. Bei 96 % dieser Firmen, deren Rechnungen automatisiert weiterverarbeitet werden können, machen EDI-Rechnungen aber einen Anteil von weniger als 50 % aus. Selbst von den größeren Unternehmen mit über 250 Mitarbeitern erstellen nur 12 % ihre Rechnungen in einem Format, das automatisch verarbeitet werden kann. Auch wenn man sich die Umsatzzahlen ansieht, wird deutlich, dass nur 12 % am Gesamtumsatz aller Unternehmen über EDI abgewickelt wird.
Offensichtlich steckt in der elektronischen Verarbeitung von Dokumenten wie Rechnungen noch ein enormes Optimierungspotential!
Wir zeigen im Folgenden, wie Unternehmen durch den Informationsaustausch mit EDI profitieren, warum nicht mehr Umsatz über EDI gemacht wird und welche alternativen Lösungen zu EDI existieren.
1. Was ist EDI?
Electronic Data Interchange (EDI), bzw. Elektronischer Datenaustausch, meint den Austausch von Informationen zwischen Geschäftspartnern auf elektronischem Weg in einem standardisierten Format. Das Besondere dabei: Der Informationsaustausch findet von Computer zu Computer statt. Während per E-Mail auch Daten elektronisch zwischen zwei Personen ausgetauscht werden, kommunizieren bei EDI zwei Computer miteinander. Durch diese Automatisierung wird die Prozessgeschwindigkeit deutlich erhöht und menschliche Übertragungsfehler komplett verhindert. Typischerweise handelt es sich bei den ausgetauschten Informationen um Bestellungen, Rechnungen und Lieferscheine, aber auch andere Dokumente wie z. B. Frachtbriefe, Zolldokumente oder Zahlungsavise.
2. Was sind die Vorteile von EDI?
Senkung der Prozesskosten
Der manuelle Austausch von Daten kostet Zeit: Der Absender muss Zeit aufwenden, um eine E-Mail, ein Fax oder einen Brief zu verschicken. Der Empfänger benötigt Zeit, um die erhaltenen Daten von Bestellungen, Rechnungen und anderen Geschäftsdokumenten per Hand ins System zu übertragen. In Unternehmen gilt: Zeit ist Geld. Daher lassen sich durch den eingesparten Aufwand bei EDI die Prozesskosten senken.
Darüber hinaus werden noch weitere Kostenpunkte hinfällig: Kosten für fehlerhaft erfasste Daten und daraus entstehende Retouren und Reklamationen, Kosten für den Kontrollaufwand zur Vermeidung von Fehlern sowie Kosten durch zu lange Reaktionszeiten wie z. B. verlorene Aufträge oder zu spät gelieferte Waren.
Effizienzerhöhung
Der zentrale Vorteil von EDI ist, dass der Informationsaustausch zwischen den Computersystemen der Geschäftspartner standardisiert abläuft. Der Käufer schickt seine Bestellung einfach elektronisch ab, die EDI-Software überträgt diese automatisch zum Lieferanten, dessen System automatisch die Bestelldaten an richtiger Stelle vorliegen hat und dem Käufer den Empfang bestätigen kann. Dadurch, dass diese Schritte automatisiert ablaufen, wird die Durchlaufgeschwindigkeit und die Effizienz des Informationsaustauschs enorm erhöht.
Höhere Datenqualität
Durch die Eliminierung mehrerer manueller Arbeitsschritte werden auch Fehlerquellen eliminiert. Daten können nicht mehr falsch übertragen werden, wodurch sich auch die Anzahl an Fehlern in den Folgeprozessen wie Lieferung oder Zahlung reduziert.
Stärkung der Kunden-/Lieferantenbeziehung
Durch die EDI-Anbindung zwischen Kunde und Lieferant binden sich die beiden Geschäftspartner stärker aneinander, da Sie Ihre Prozesse und Stammdaten abgleichen. Daraus entsteht oft nicht nur eine vertrautere Beziehung, sondern auch eine reibungsloserer Ablauf der Lieferungen.
Wettbewerbsvorteile
Geringere Prozesskosten, effizientere Datenverarbeitung, eine höhere Datenqualität und gestärkte Beziehung mit Geschäftspartnern – wer hier die Nase vorne hat, schafft sich eindeutige Wettbewerbsvorteile gegenüber seinen Konkurrenten.
3. Wo sind die Grenzen und Probleme von EDI?
Implementierungsaufwand
Damit Informationen zwischen zwei Geschäftspartnern per EDI ausgetauscht werden können, muss ein gemeinsamer Standard für die übertragenen Daten gefunden werden. Dieser Standard legt die Bedeutung und das Format jeder einzelnen Information fest, die auf den Bestellungen, Rechnungen und anderen Dokumenten stehen. Es gibt viele solcher EDI-Standards wie EDIFACT, ANSI oder TRADACOMS, von denen es wiederum unterschiedliche Versionen gibt.
Damit EDI funktioniert, müssen die Daten, die der Sender übermitteln möchte, in einen EDI-Standard übersetzt werden. Beim Empfänger wird dieser EDI-Standard dann wieder in das für sein System notwendige Format übersetzt. Diese Übersetzung muss einmalig eingerichtet werden, das heißt die Daten müssen an zwei Stellen von einem ins andere Datenformat konvertiert werden.
Darüber hinaus müssen sich die beiden Geschäftspartner auch entscheiden, ob die Daten über AS2, ein anderes sicheres Internetprotokoll oder über einen EDI-Provider übertragen werden sollen.
Kooperationsnotwendigkeit
Aus dem Implementierungsaufwand ergibt sich: EDI muss immer an die Voraussetzungen der beiden Geschäftspartner angepasst werden, die sehr unterschiedlich sein können. Da die beiden Unternehmen normalerweise nicht wissen, welche Voraussetzungen beim Gegenüber vorliegen, muss bei EDI immer ein gemeinsames Projekt gestartet werden.
Das bedeutet auch, dass eine EDI-Anbindung nicht möglich ist, wenn einer der beiden Geschäftspartner sich nicht daran beteiligen will.
Darüber hinaus können sich die Geschäftspartner über strittige Punkte uneinig sein, sodass das Projekt nie über die Konzeptphase hinauskommt. Auch wichtige Fragen wie die Vorgehensweise bei Fehlern müssen gemeinsam im Vorhinein geklärt werden.
Gefahr von Zeit- und Budgetüberschreitung
Um eine EDI-Anbindung zu realisieren, benötigt es also ein Projektmanagement und ein Projektteam. Dabei müssen zuerst die Voraussetzungen beider Geschäftspartner analysiert werden, bevor ein EDI-Konzept ausgearbeitet werden kann. Das Konzept sollte die notwendigen Änderungen in beiden Organisationen, die EDI-Abläufe und -Standards sowie die Übertragungsmethode und alle notwendigen Ressourcen beinhalten.
Nachdem die Managements beider Unternehmen das Konzept bewilligen, werden in der Realisierungsphase alle beteiligten Prozesse umgestellt und angepasst, Schnittstellen entwickelt, EDI eingerichtet und die von den Änderungen betroffenen Mitarbeiter geschult. Nach erfolgreichem Test kann der Informationsaustausch über EDI produktiv geschaltet werden.
Im Verlauf des Projekts kann dazu kommen, dass der notwendige Aufwand unterschätzt und das geplante Budget überstiegen wird, was zum Scheitern des gesamten Projekts führen kann – Sunk Cost per Definition.
Stammdaten-Problem
Ein zentrales Problem bei der EDI-Anbindung sind fehlende Stammdaten, die nur in den Köpfen der Mitarbeiter vorhanden sind. Für die EDI-Anbindung müssen die Stammdaten allerdings vollständig vorliegen und zwischen den Geschäftspartnern abgeglichen werden. Das ist vor allem bei Artikelnummern relevant, die sich bei Kunde und Lieferant unterscheiden. Hier muss jeder Artikel eindeutig mit den Artikelnummern zugeordnet werden können. Diese Datenbereinigung sollte nicht unterschätzt werden, da sonst der automatische Prozess nicht funktionieren kann.
Implementierungskosten
Aus dem Implementierungsaufwand des EDI-Projekts ergeben sich die hohen Implementierungskosten von EDI als hauptsächliches Problem. Denn: Unternehmen handeln normalerweise nicht nur mit einem, sondern oft mit vielen hunderten oder sogar tausenden Geschäftspartnern. Schwierig vorzustellen, dass mit jedem dieser Geschäftspartner eine EDI-Anbindung in einem kostspieligen Projekt aufgestellt werden kann!
4. Wo funktioniert EDI am besten?
Die Erfahrungen mit unseren Kunden zeigen, dass EDI-Anbindungen häufig nur bei 30-50 % der Geschäftspartner möglich sind, ohne dass die Projektaufwände die Kosteneinsparungen übersteigen.
Während größere Unternehmen (über 250 Mitarbeiter) die Projektaufwände für mehrere Partner noch eher tragen können und so im Durchschnitt auf immerhin 31 % Verkäufe über EDI kommen, lässt der Anteil an EDI-Verkäufen mit der Unternehmensgröße nach: Unternehmen mit 10-49 Mitarbeitern kommen auf nur noch 7 % („Nutzung von Informations- und Kommunikationstechnologien in Unternehmen“, Statistisches Bundesamt, 2017).
Außerdem auffällig: Die meisten Unternehmen betreiben EDI mit anderen Unternehmen im Inland (93 %), aber wesentlich seltener mit Unternehmen im EU-Ausland (42 %) und im Nicht-EU-Ausland (23 %). Das deutet daraufhin, dass die Unterschiede in der Stammdatenhaltung zwischen verschiedenen Ländern noch höher sind und dadurch die Projektkosten noch weiter in die Höhe getrieben werden.
5. Der Bedarf an Alternativen zu EDI
Aus den Daten wird klar: Es benötigt Alternativen zu EDI, um Dokumentdaten zwischen Unternehmen automatisch austauschen zu können.
In einer Studie des Kompetenzbereichs Digital Office Bitkom e.V. wurden über 1.100 Unternehmen verschiedener Branchen mit mindestens 20 Mitarbeitern im Sommer 2020 zu digitalen Prozessen befragt.
Dabei wurde klar, dass Lösungen zur automatischen Erkennung von eingehenden Dokumenten und Informationen in nur 22 % der Unternehmen genutzt, aber immerhin in weiteren 26 % der Unternehmen geplant sind. Knapp ein Viertel aller befragten Unternehmen plant außerdem digitale Lösungen zur Verwaltung und Bearbeitung von Kundenaufträgen einzusetzen.
Auch auffällig: In der Verarbeitung von elektronisch empfangenen Rechnungen verwenden 60 % der Unternehmen das PDF-Format und nur 25 % ein EDI-Format. Bei großen Unternehmen mit über 500 Mitarbeitern ist das EDI-Format zwar mit 44 % Vorreiter, aber auch hier verwenden noch 31 % der Unternehmen das PDF-Format. Größere Unternehmen können auch häufig XRechnung, ZUGFeRD oder Factur-X verarbeiten.
Den wirtschaftliche Nutzen digitaler Lösungen sehen die Unternehmen – laut der Bitkom-Studie wollen z. B. 4 von 10 Unternehmen mehr in digitale Büro- und Verwaltungsprozesse investieren als noch 2019 – im Handel ist es sogar jedes zweite Unternehmen.
Allerdings bremsen hohe Investitionen, Schulungskosten und rechtliche Hürden den Fortschritt. Auch der Datenschutz spielt eine hohe Rolle: So haben 65 % der Unternehmen Sicherheitsbedenken bezüglich der sensiblen Daten und 58 % befürchten den Verlust von Daten.
Was bedeuten die Ergebnisse der Bitkom-Studie für den Informationsaustausch zwischen Geschäftspartnern?
Um die Optimierungspotentiale ausschöpfen zu können, werden Lösungen benötigt, die durch Zuverlässigkeit bestechen, einen hohen Sicherheitsstandard bieten und nur geringe Implementierungskosten verursachen.
5. Was sind die Alternativen zu EDI, um den Informationsaustausch zu automatisieren?
PDF-Mapping
60 % aller Unternehmen verarbeiten PDF-Rechnungen – damit ist PDF das Format, das die meisten Unternehmen problemlos verwenden können. Das PDF-Format hat allerdings den Nachteil, das es nicht ohne Weiteres automatisch verarbeitet werden kann.
Aber: Mit semantischem Auslesen und PDF-Mapping ist es möglich, PDF-Daten 100 % genau und zuverlässig zu extrahieren, verarbeiten und in beliebige Datenformate wie XML, EDIFACT oder iDoc zu konvertieren. In unserer zweiteiligen Artikelserie über PDF-Mapping zeigen wir, wie semantisches Auslesen und PDF-Mapping genau funktionieren.
Was bedeutet das für den automatischen Informationsaustausch?
Geschäftspartner schicken Ihnen einfach PDF-Dokumente über einen beliebigen Übertragungsweg, z. B. per Email. Da Sie PDF-Dokumente nun automatisch verarbeiten und in Ihr gewünschtes Datenformat konvertieren können, sparen Sie sich den manuellen Erfassungsaufwand.
Außerdem besteht hier keine Notwendigkeit, bei der Implementierung mit Ihren Geschäftspartnern kooperieren und ein aufwändiges Implementierungsprojekt starten zu müssen. Sie als Empfänger haben alle Vorteile wie bei EDI, benötigen Ihre Geschäftspartner aber nicht für die Umsetzung. Für Ihre Geschäftspartner ändert sich außerdem nichts, denn sie können einfach PDF-Dokumente erstellen und senden.
Alles, was Sie benötigen ist eine Softwarelösung für die automatische PDF-Verarbeitung. Mit dem PDF-Mapper hat die ExxTainer AG die erste Softwarelösung dieser Art entwickelt. Als OnPremise-Lösung bleiben alle Daten in Ihren Händen. Der Implementierungsaufwand beschränkt sich im Wesentlichen auf die einmalige Einrichtung von PDF-Layouts und der Anpassung an Ihr Datenformat via XSLT.
Es können PDF-Dokumente wie z. B. Bestellungen, Rechnungen, Lieferscheine und Auftragsbestätigungen automatisch verarbeitet werden.
ZUGFeRD / Factur-X
ZUGFeRD und das identische Factur-X sind elektronische Rechnungsformate, die XML-Daten in PDF-Dateien einbetten. Die PDF-Rechnung kann bei Bedarf von Menschen gelesen werden, während die eingebetteten XML-Daten automatisch verarbeitet werden können.
Die Anbindung ist einfacher als bei EDI, da nur das Format der Rechnungsdaten, aber nicht der Übertragungsweg festgelegt wird. Allerdings gibt es zwei Einschränkungen: Zum Einen müssen ERP-Systeme eine Schnittstelle für ZUGFeRD und Factur-X bieten, damit Rechnungen mit dem Format automatisch verarbeitet werden können. Zum anderen wurden bisher nur Rechnungen, aber keine anderen Belegarten standardisiert. Für elektronische Bestellungen befindet sich mit Order-X aber zumindest ein ähnliches Verfahren in der Entwicklung.
Hier finden Sie eine ausführliche Liste mit ZUGFeRD-Anbietern.
XRechnung
XRechnung ist auch ein XML-basiertes elektronisches Rechnungsformat für öffentliche Auftragsgeber, das von der Koordinierungsstelle für IT-Standards entwickelt wurde. Wie bei ZUGFeRD und Factur-X sei angemerkt, dass eine automatische Verarbeitung nur mit passender Schnittstelle zum ERP-System und nur für Rechnungen, aber keine anderen Belegarten funktioniert.
RPA mit KI-Unterstützung
RPA als Abkürzung für „Robotic Process Automation“ ist eine Technologie, bei der „Bots“ repetitive Aktionen anstelle des Menschen durchführen können. So lassen sich einfache Unternehmensprozesse automatisieren, bei denen die Aufgaben, Inputs und Formate gleich bleiben. Die Technologie stößt allerdings bei Aktualisierungen, Änderungen und Ausnahmen schnell an ihre Grenzen, sodass ein Mensch eingreifen muss – was mühsam und zeitaufwendig sein kann.
Die Fehleranfälligkeit widerspricht natürlich den Anforderungen an die Zuverlässigkeit, mit der EDI-Alternativen Daten automatisch austauschen sollen.
Künstliche Intelligenz (KI) soll diese Fehleranfälligkeit reduzieren, indem die Software lernt, Dokumentendaten besser zu klassifizieren. KI-Software benötigt allerdings oft eine sehr lange Lerndauer, um über 90 % der Dokumentendaten automatisch erkennen zu können. Je komplexer die Daten sind, desto unzuverlässiger arbeitet die Software und desto häufiger müssen die ausgelesenen Daten manuell verifiziert werden. Ein führender Anbieter für RPA mit KI-Unterstützung ist z. B. Kofax.
Ausblick: An PDF führt noch lange kein Weg vorbei
Auch wenn Formate wie EDI, ZUGFeRD oder XRechnung die automatische Verarbeitung von Dokumentendaten zwischen Geschäftspartnern verbessern: An PDF führt auch in nächster Zeit kein Weg vorbei, da es das einzige elektronische Datenformat ist, das so gut wie jedes Unternehmen problemlos versenden und empfangen kann.
Wer Lösungen wie den PDF-Mapper oder RPA mit KI-Unterstützung nutzt, kann PDFs empfangen und automatisch verarbeiten – und verschafft sich zahlreiche Vorteile gegenüber der Konkurrenz.
