5 Schritte, um die Erfassung von Bestellungen und Rechnungen zu automatisieren

Entdecken Sie wertvolle Tipps, um Ihr Unternehmen in der Datenverarbeitung von Bestellungen und Rechnungen optimal aufzustellen.

Die Automatisierung des Bestell- und Rechnungseingangs ist enorm wichtig für alle Unternehmen mit vielen Bestellungen und Rechnungen. Wenn Sie ein Hersteller oder ein Händler mit hunderten oder tausenden Produkten sind, haben Sie keine Zeit in der Datenerfassung und -verarbeitung zu verlieren. Durch eine vollständig automatisierte Datenverarbeitung erzielen Sie eine höhere Produktivität, halbieren Ihre Prozesszeiten und überraschen Ihre Kunden mit Ihrer Schnelligkeit.

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Checkliste und Kostenübersicht zur Automatisierung der Datenverarbeitung in Ihrem Unternehmen

Wie automatisieren Sie Ihre Bestell- und Rechnungserfassung, sodass Ihr Unternehmen maximal davon profitiert?

Im Moment sieht der Arbeitsalltag bei Ihnen vielleicht noch so aus: Die Bestellungen und Rechnungen kommen an, landen auf einem (virtuellen) Stapel. Ein Blick auf das Dokument, das passende Feld in der Warenwirtschaft anklicken, tippen, vergleichen – habe ich die Bestellnummer richtig abgeschrieben? Sieht gut aus. Ups, doch ein Zahlendreher. Gut, dass ich den Fehler noch gesehen habe. Besser nochmal ein Gang zur Kaffeemaschine. Und danach weiter, dasselbe nochmal. Noch hundert mal.

Ich glaube, wir sind uns alle einig, dass solche repetitiven Prozesse in der modernen Welt nicht mehr wirklich Platz haben – oder zumindest keinen Platz haben sollten. Wofür gibt es denn Maschinen?

Stellen Sie sich vor, wie eine Welt aussieht, in der Sie Ihre Bestellungen und Rechnungen einfach per E-Mail bekommen und die Daten direkt in Ihrem ERP-System aufrufen können – ohne einen Finger zu rühren. Nur noch den Auftrag bestätigen. Direkt mit der Produktion beginnen. Die Lieferzeit minimieren. Kein lästiges Übertragen von Daten mehr. Kein Überprüfen der Daten mehr. Keine Fehler mehr. Weniger Reklamationen. Mehr Zeit. Alles durch eine überfällige Prozessoptimierung. Alles automatisch. Klingt zu viel versprochen?

In diesem Artikel wollen wir Klarheit schaffen und Ihnen zeigen, wie Sie genau diese Automatisierung des Bestell- und Rechnungseingangs bei Ihnen im Unternehmen umsetzen können.

Schritte zur automatisierten Erfassung von Bestellungen und Rechnungen:

  1. Erheben Sie den Status Quo in Ihrem Unternehmen.
  2. Bitten Sie Ihre Geschäftspartner darum, Ihnen Bestellungen und Rechnungen nur noch elektronisch zu senden oder verwenden Sie OCR-Software, um Faxe und Papierdokumente auszulesen.
  3. Nutzen Sie EDI, wenn der Aufwand Sinn macht.
  4. Benutzen Sie PDF-Mapping.
  5. Erfassen Sie nur noch einzelne Bestellungen und Rechnungen manuell.

Wenn Sie die fünf Schritte umgesetzt haben, wird Ihre Datenverarbeitung vereinfacht wie in der folgenden Grafik aussehen. Bestellungen und Rechnungen kommen per EDI oder per E-Mail bei Ihnen an und landen automatisch in Ihrem ERP-System. Papierbelege gibt es nach Möglichkeit nicht mehr oder werden nur noch vereinzelt manuell ins System übertragen:

Bestellungen und Rechnungen können per EDI, E-Mail oder auf Papier bei Ihnen ankommen. Über EDI und PDF-Mapping kann Ihre Datenverarbeitung automatisiert werden, über Papier nicht.

1. Erheben Sie den Status Quo in Ihrem Unternehmen

Die Optimierung des Bestell- und Rechnungseingangs verläuft bei jedem Unternehmen etwas unterschiedlich. Verschaffen Sie sich deshalb als erstes einen Überblick über die aktuellen Prozesse in Ihrem Unternehmen, wenn Sie dies nicht schon getan haben. Dafür sollten Sie sich die folgenden Fragen stellen:

  • Wie viele Bestellungen und Rechnungen geben Sie von Hand in Ihr ERP-System ein?
  • Wie viele Geschäftspartner schicken Ihnen die Dokumente noch per Fax oder per Post?
  • Wie viele Geschäftspartner schicken Ihre Bestellungen und Rechnungen per E-Mail?
  • Wie viel Zeit verbringen Sie oder Ihre Mitarbeiter täglich nur mit der Übernahme der Daten in Ihr ERP-System?
  • Wie viele Fehler passieren bei der manuellen Datenerfassung und wie wirkt sich das auf die folgenden Prozesse in Ihrem Unternehmen aus?

Laden Sie sich dazu gerne unsere kostenlose Excel-Vorlage herunter, um den aktuellen Prozessstand und seine Kosten in Ihrem Unternehmen zu erheben:

Vielleicht nutzen Sie ja bereits zumindest teilweise Software-Lösungen, um die Datenverarbeitung zu automatisieren. Auch dann sollten Sie einmal den aktuellen Stand dieser Prozesse erheben, um mögliche Optimierungspotentiale festzustellen:

Falls Sie schon Texterkennungssoftware (OCR, bzw. Optical Character Recognition) benutzen, wie viele Bestellungen und Rechnungen lesen Sie auf diese Art und Weise aus? Wie viele Fehler passieren bei der Texterkennung? Wie viel Zeit verbringen Sie damit, die ausgelesenen Daten auf ihre Richtigkeit zu überprüfen?

Falls Sie schon EDI (Electronic Data Interchange) benutzen, für wie viele Geschäftspartner würde eine solche Anbindung noch Sinn machen? Bei wie vielen dieser Geschäftspartner ist eine EDI-Anbindung möglich?

Sehr gut, jetzt können wir uns an die Arbeit machen! Prozessoptimierung incoming!

2. Bitten Sie Ihre Geschäftspartner darum, Ihnen Bestellungen und Rechnungen nur noch elektronisch zu senden oder verwenden Sie OCR-Software, um Papierdokumente auszulesen.

Wir leben in Zeiten der Digitalisierung. Sogar Ihr Kühlschrank kann Ihnen bald vorm Frühstück den Wetterbericht wiedergeben. Sind wir mal ehrlich: Papierdokumente sind nicht mehr zeitgemäß. Und vor allem spart der elektronische Versand von Dokumenten Ihnen und Ihren Geschäftspartnern wertvolle Zeit!

Fragen Sie doch mal bei Ihren Partnern nach, ob Dokumente auch als PDF per E-Mail verschickt werden können. Sie werden überrascht sein, bei wie vielen Unternehmen das kein Problem darstellt. Vor allem, da es einfach ist: Heutzutage lässt sich aus jeder Anwendung ein PDF erzeugen – entweder weil die Funktion schon integriert ist oder mit einem PDF-Drucker. Windows 10 hat Microsoft Print To PDF eingebaut, ein anderer kostenfreier PDF-Drucker mit E-Mail-Versand-Funktion ist zum Beispiel der PDF24 Creator.

Falls der elektronische Versand aber doch keine Option ist, verzweifeln Sie nicht! Auch dafür bietet die moderne Welt eine Lösung: Unter OCR-Texterkennungssoftware versteht man Anwendungen, die eingescannte Papierdokumente in elektronisch lesbaren Text umwandeln und so die Daten erfassen können. Solche Software gibt es zum Beispiel von Kofax und Abbyy. Oft benutzen die Anbieter für die Datenerfassung künstliche Intelligenz, um den Prozess noch besser zu machen. Denn das Problem bei diesem Ansatz ist weiterhin, dass die Qualität des Scannings und der automatischen Texterkennung oft nicht ausreicht, um jede einzelne Bestellung und Rechnung verlässlich auszulesen. Deshalb müssen Sie die Daten am besten bei jedem Dokument noch einmal manuell überprüfen – aber immerhin nicht mehr alles abtippen.

Besser ist es daher aber trotzdem, die Daten direkt in elektronischer Form zur Verfügung gestellt zu bekommen.

3. Nutzen Sie EDI, wenn der Aufwand Sinn macht.

Der König unter den Datenerfassern verbindet einfach direkt das Kundensystem mit Ihrem Unternehmen – die Bestell- und Rechnungsdaten landen direkt in Ihrem ERP-System an der richtigen Stelle. Dadurch, dass kein Mensch mehr eingreifen muss, spart EDI viel Zeit und entfernt Fehlerquellen. Sie können die Daten direkt in Ihrem System abrufen und zur Auftragsabwicklung oder in der Buchhaltung nutzen.

Leider gibt es einen Haken an der Sache. Der Aufwand von EDI ist vergleichsweise hoch, da die Schnittstellen zwischen den Systemen meistens erst programmiert werden müssen. Oft sind dabei vier Parteien beteiligt: der Kunde, der EDI-Provider des Kunden, der Lieferant und der EDI-Provider des Lieferanten.

So kann eine Anbindung von einem Geschäftspartner über EDI einfach 3000€ oder mehr kosten. Dementsprechend lohnt sich eine EDI-Anbindung nur, wenn Ihr Geschäftspartner durch seine vielen Bestellungen und Rechnungen einen hohen Erfassungsaufwand bei Ihnen generiert.

Viele Unternehmen binden deshalb nur ihre größten Geschäftspartner per EDI an – und selbst das ist nicht möglich, wenn bei einem Unternehmen im ERP-System keine Schnittstelle für eine elektronische Anbindung existiert.

Aus diesen Gründen stehen viele Unternehmen immer noch vor einem enorm hohen Erfassungsaufwand für die Bestellungen und Rechnungen der meisten Geschäftspartner.

Bei EDI sind normalerweise vier Firmen beteiligt, um die elektronische Datenanbindung zu erstellen. PDF-Mapping bietet den Vorteil, dass ein einziges Unternehmen alleine die elektronische Anbindung vornehmen kann.

4. Benutzen Sie PDF-Mapping.

Auf den König EDI folgt der Prinz PDF-Mapping. Sie haben sich vielleicht schon gefragt, warum Sie Ihre Geschäftspartner bitten sollen, Ihre Bestellungen und Rechnungen in Zukunft als PDF per E-Mail zu senden? Wie bekommen Sie die Daten von da automatisiert ins System?

Voilà, die Enthüllung: PDF-Mapping ist eine aufsteigende Technologie, die EDI-ähnlich Daten von Bestellungen und Rechnungen automatisch und fehlerfrei in Ihr ERP-System importiert – und das ohne den Aufwand von EDI.

Während bei EDI wie oben geschildert oft vier Parteien benötigt werden, um die beiden Systeme von Kunden und Lieferanten aneinander anzubinden, brauchen Sie bei PDF-Mapping zur Anbindung Ihrer Geschäftspartner weder deren Hilfe, noch irgendwelche EDI-Provider. Sie können also kostensparend, einfach und schnell alle relevanten Geschäftspartner an Ihr System anbinden. Und das funktioniert am besten, wenn Sie die Dokumente einfach als PDF per E-Mail bekommen.

PDF-Mapping funktioniert wie das Erstellen einer Karte – nur dass es nicht um Städte und Straßen geht, sondern um Bestell- und Rechnungsdaten auf einem PDF.

Stellen Sie sich vor, wie Google Maps einmalig das Straßenlayout in New York City erfasst hat (und gegebenenfalls aktualisiert) und nun über unsere Handys wahrnimmt, wie viel Verkehr auf diesen Straßen fließt?

Genau so erhebt PDF-Mapping einmalig das Layout der PDF-Struktur von Bestellungen und Rechnungen eines Geschäftspartners und nimmt dann jedes Mal automatisch die Daten in dieser Struktur wahr, wenn Ihr Geschäftspartner eine Bestellung oder Rechnung schickt. Diese Daten können dann über eine einzige Schnittstelle an Ihr ERP-System übergeben werden.

PDF-Mapping funktioniert ähnlich wie das Mapping einer Karte: Über (X,Y)-Koordinaten wird festgehalten, was sich wo auf einem Dokument befindet. Quelle der Karte von New York City: Google Maps.

Die Vorteile der Technologie sind greifbar. Eine einzige Schnittstelle für alle Geschäftspartner ist einfach zu programmieren, die Layouts der PDF-Strukturen einmalig zu erheben ebenfalls. Danach fliegen alle Bestellungen und Rechnungen Ihrer Geschäftspartner in Ihren E-Mail-Eingang und sie können die Daten direkt im ERP-System abrufen. Ein Traum für jeden Prozessfanatiker.

Wie die Einbindung von PDF-Mapping mit einer Software genau funktioniert, erfahren Sie hier.

5. Erfassen Sie nur noch einzelne Bestellungen und Rechnungen manuell.

Natürlich wird es immer Kunden oder Lieferanten geben, die Ihnen nur vereinzelte Bestellungen oder Rechnungen schicken. Für diese Geschäftspartner lohnt sich bisher keine Software zum Erfassen der Daten. Stand jetzt müssen Sie in den sauren Apfel beißen und diese Daten noch von Hand in Ihr System eintippen.

Von den Vorteilen eines automatisierten Bestell- und Rechnungseingangs profitieren

Der bis auf diese kleinen Geschäftspartner vollständig automatisierte Bestell- und Rechnungseingang bietet nichtsdestotrotz enorm wertvolle Vorteile für jeden Hersteller oder Händler mit zahlreichen Produkten.

Um Ihnen bei diesem Prozess zu helfen, laden Sie sich gerne unsere kostenlose Checkliste und Excel-Vorlage zur Erhebung der Prozesskosten herunter.

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Checkliste und Kostenübersicht zur Automatisierung der Datenverarbeitung in Ihrem Unternehmen

Noch Fragen? Sprechen Sie uns gerne an. Seit 2005 sind wir Experten in EDI und digitaler Integration. Mit dem PDF-Mapper haben wir aus dieser Expertise heraus die erste Softwarelösung mit PDF-Mapping-Technologie auf den Markt gebracht.

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