PDF-Mapper bei Papyrus Schweiz AG

Papyrus Schweiz AG optimiert Auftragseingang.

Die Papyrus Schweiz AG nimmt als Großhandelsfirma seit vielen Jahren eine führende Position im schweizerischen Papier- und Verpackungsmarkt ein. Seine Erfahrung und Engagement nutzt Papyrus zur Entwicklung neuer Dienstleistungskonzepte, um seinen Kunden jederzeit ein erlesenes Produkt- und Serviceportfolio in ihren täglichen Herausforderungen anzubieten. Papyrus bietet ein Lagersortiment von über 6000 Artikeln mit über 30000 Lagerplätzen und fährt täglich über 600 Lieferstellen an.

Ein Teil der eingehenden Aufträge werden per EDI über ein Standardformat der Papierbranche und über den bestehenden e-Shop abgewickelt. Es bleibt aber immer noch eine enorme Menge an Bestellungen, die per E-Mail als PDF-Anhang eingehen. Die Abwicklung dieser Aufträge erfolgt mit der Lösung PDF-Mapper der schweizerischen ExxTainer AG.

„Der PDF-Mapper ist für uns die perfekte Erfassungshilfe für E-Mail-Aufträge. Die Geschwindigkeit in der Auftragsabwicklung hat sich verdoppelt“, erklärt Thomas Moll, Leiter IT bei der Payprus Schweiz AG.

Seit Mitte 2015 ist das System PDF-Mapper des Schweizer Softwarehauses im Einsatz und sorgt für beschleunigte Abläufe bei der Verarbeitung von Kundenbestellungen. Entscheidend für die Wahl der PDF-Mapper-Lösung: Die vollautomatische Verarbeitung im Hintergrund auch für die in der Papierbranche vorkommenden sehr komplexen Dokumente.

Ebenfalls ausschlaggebend: Die einfache Handhabung – auch für Mitarbeiter, die seit Jahren gewohnt sind, Aufträge manuell zu erfassen. Der PDF-Mapper greift die Kundenbestellungen direkt vom Maileingang ab, erkennt Inhalte wie Kunde, Lieferadresse, Bestellnummer und Positionen automatisch und ordnet sie dem Debitor in SAP zu. Der zuständige Mitarbeiter arbeitet wie bisher im SAP-System – erspart sich aber die zeitraubende und fehlerträchtige Bestelldatenerfassung. Der PDF-Mapper füllt die entsprechenden Felder im ERP-System.

„Der PDF-Mapper übergibt die Auftragsdaten über die bestehende EDI-Schnittstelle dem SAP-System. Dadurch ist er in punkto Anwendungsbetreuung ein absoluter Selbstläufer“, sagt Thomas Moll.

Die Ersteinführung ging extrem schnell über die Bühne: Nur knapp eine Woche hat es gedauert, bis die Lösung im Einsatz war. Mitarbeiter von ExxTainer haben die Konfigurationen für die ersten Bestell-Layouts vorgenommen. Für die initiale Systemeinrichtung benötigte man sogar nur wenige Stunden. „Der PDF-Mapper ermöglicht eine sehr schnelle und reibungslose Implementierung“, resümiert Thomas Moll. Nach einer ersten produktiven Pilotphase wurden zahlreiche Kunden auf den PDF-Mapper umgestellt und die Prozesse im Vertrieb für die nun schneller mögliche Lieferung optimiert.

Branche
Papier- und Verpackungsgrosshandel

Thema
Eingehende Aufträge

Belegvolumen
120’000 Aufträge pro Jahr

Nutzen für den Kunden

  • Geschwindigkeit bei der Auftragsabwicklung verdoppelt.
  • Verlässliche Erfassung aller Aufträge.
  • Entlastung für den Sachbearbeiter.
  • Einfache und schnelle Implementierung.
Thomas Moll, Leiter IT bei der Payprus Schweiz AG.